Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Temps plein

Expérience

Expérience souhaitée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

Entreprise

Description de l'offre

Description :


MISSIONS PRINCIPALES :
1/ AU TITRE DU SUIVI DES AFFAIRES GÉNÉRALES DU SITE :
- Dossiers transversaux confiés en gestion directe par le directeur de site, en coordination avec la chargée des affaires générales du site
      2/ AU TITRE DES INSTANCES DU SITE :
- Formation Spécialisée (préparation du calendrier, des convocations, ordre du jour, organisation des réunions.)
- Comité Consultatif Médical (préparation du calendrier, participation au copil et au bureau, rédaction du compte rendu)
- Comité de Liaison Alimentation et Nutrition (secrétariat du CLAN, préparation de l'ordre du jour, suivi des dossiers.)
- Association du Réseau CORENTAIN (organisation de l'AG, gestion des cotisations)
- Dossiers pièces jaunes : suivi des demandes de subventions
3/ AU TITRE DU SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION DE SITE :
 - Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer le fonctionnement courant du secrétariat du directeur du Groupe Hospitalier Pellegrin et du directeur adjoint chargé des Affaires Générales du Groupe Hospitalier Pellegrin
- Assurer la gestion et l'organisation quotidienne de l'agenda du directeur et du directeur adjoint
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers du Directeur
- Relation avec les associations
- Coordination de la réponse aux demandes de travaux et d'équipements
- Gérer et suivre les congés de l'équipe de Direction de Pellegrin (enregistrement des demandes, demande validation, mise à jour des chronos, alimentation CET)
- Assurer la gestion des réservations des salles de la Direction et des véhicules
- Gestion des demandes d'évènements : réception des demandes, enregistrement, suivi et réponse
- Gérer les stocks et les commandes des fournitures
- Assurer la gestion et l'organisation des réunions/manifestations
- Organiser les déplacements
- Traiter les courriers et les mails
- Prise de note, frappe, réalisation de courriers et mise en forme de document (PPT)
- Assurer les missions de l'assistante de direction des soins en période de congés : traitement du courrier et des mails, élaboration des gardes administratives
- Organiser le classement et l'archivage



Profil recherché :


Compétences techniques
* Formation dans le domaine du secrétariat
* Bonne expression orale et écrite
* Connaissance géographique et organisationnelle du C.H.U. de Bordeaux
* Connaissance de l'organisation du système de santé et hospitalier appréciée
* Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet
Compétences relationnelles
* Disponibilité
* Capacité d'observation et d'adaptation
* Sens de l'écoute et de la communication
* Diplomatie
* Discrétion
* Capacité à travailler en équipe
Compétences organisationnelles
* Rigueur, méthode, sens de l'organisation et des priorités
* Sens des responsabilités
* Capacité d'anticipation et d'initiative
Expérience professionnelle
* Expérience récente au sein du CHU de Bordeaux souhaitable.
* Connaissance des réseaux internes au CHU.
* Forte capacité d'adaptation et d'autonomie