Assistant administratif en charge de la valorisation de l'accueil (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

35 H Travail en journée (35 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Missions principales :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
- Gestion de la boîte mails de l'accueil
- Elaboration de protocoles pour un accueil de qualité différencié : usagers, élus, candidats, habitants
- Mise en œuvre des protocoles d'accueil et des protocoles de sécurité liés à l'accès au bâtiment
- Proposition de mise en valeur des espaces d'accueil du siège
- Elaboration et mise en œuvre d'un protocole de collecte et de gestion des réclamations
- Reporting des situations complexes rencontrées
- Réception, enregistrement, classement et transmission du courrier sur Dotelec
- Gestion du stock et des commandes de fournitures en lien avec le service de la commande publique
- Gestion des abonnements

Missions ponctuelles :
En soutien à la responsable du secrétariat général :
- Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
- Organisation des réunions protocolaires (agenda, salles, accueil)
- Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
- Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
- Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
- Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération
- Suivi de projets et activités de la direction
- Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
- Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
- Excellentes capacités relationnelles
- Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence)
- Maîtrise des outils d'échange d'information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne)
- Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook)
- Connaissance du logiciel Ciril
Savoir être :
- Amabilité
- Sens du service public
- Disponibilité
- Devoir de réserve / confidentialité et neutralité
- Discrétion
- Force de proposition
- Anticiper et/ou faire preuve de réactivité
- Faire preuve d'une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité)
- Autonomie dans l'exercice de ses missions
- Capacité à rendre compte à sa hiérarchie