Secrétaire de direction (F/H) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

35 H Travail en journée (35 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1920,00 Euros à 1925,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Mission principale :
-Assurer l'accueil physique et téléphonique de tous les usagers
-Prendre les rendez-vous pour le Directeur Administratif et le Doyen
-Tenir à jour le planning du Directeur Administratif
-Enregistrer le courrier interne et externe reçu et le ventiler dans les différents services
-Assurer l'enregistrement et la diffusion des différents courriers
-Préparer les différents déplacements du Directeur Administratif et du Doyen
-Préparer, diffuser les convocations et documents relatifs au Conseil d'UFR
-Saisir les habilitations pour les accès au campus
-Classer et archiver les documents
-Assurer la transmission et la réception des documents dans le cadre de la campagne des primes et indemnités annuelles
Activités :
-Relations avec les entreprises et organismes extérieurs
-Savoir palier à l'absence des personnels dans d'autres services
-Faire des mailings à partir des listes établies et mises à jour
-Tenir à jour le listing des pharmaciens de la région Occitanie, afin de les contacter pour la collecte de la taxe d'apprentissage
-Collaborer avec le secrétariat du Doyen pour l'organisation des cérémonies officielles
-Vérification et transmission des conventions de stages des collégiens, lycéens ... au service de la DFE
*Activités secondaires
-Appui au service de scolarité en périodes d'examens et d'inscriptions
-Appui à la gestionnaire du DEUST pour suivi des inscriptions et lien avec les CFA partenaires
-Assurer l'astreinte liée aux différents examens et concours, faire le lien avec les enseignants
-Coordonner toutes les manifestations au sein de l'UFR
Spécificités / Contraintes du poste : Surcharge de travail pendant les périodes de pointes

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoir :
Connaitre le fonctionnement de l'Université Montpellier et de l'UFR ( enseignement et recherche )
Savoir-faire :
-Savoir mettre en pratique les techniques de rédaction et de mise en page d'un courrier
-Savoir consulter, modifier, placer un rendez-vous ou une réunion sur l'agenda
-Savoir utiliser l'environnement bureautique (Word et Excel notamment)
-Savoir travailler en collaboration
-Savoir prendre des initiatives
-Savoir classer et archiver
Savoir-être :
-Savoir respecter la confidentialité
-Savoir s'adapter au comportement des usagers
-Savoir être réactif et disponible
-Savoir être polyvalent
-Savoir s'adapter à différentes situations
-Savoir établir un sentiment de confiance
-Savoir être à l'écoute des différents publics
-Savoir être organisé
Pourquoi nous rejoindre?
Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.
> Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes
> Jusqu'à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)
> Temps de travail aménageable
> Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)
> Restauration collective
> Aide et prestations sociales
> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville
> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université
> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade
Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité
Informations complémentaires :
Rémunération : 1920€ brut mensuel, dont 100€ d'indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)
Prise de poste : Février
Type de contrat : CDD de catégorie C
Durée du contrat : 12 mois
Clôture des candidatures : 26/01/2025
Fermeture de l'université du 21/12/2024 au 05/01/2025 inclus