Assistant.e de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Vous souhaitez rejoindre une enseigne de « commerçants autrement » où vous serez fier de la qualité des relations avec les fournisseurs et les responsables de magasins ? Au sein de la Direction Achats PGC MN, vous assistez la Directrice et son équipe, vous assurez la gestion administrative et budgétaire du service. Vous assurez la transmission des informations spécifiques internes et externes liées au fonctionnement du service. Vos principales missions sont les suivantes1) Coordonner et optimiser le fonctionnement de la Direction. Vous êtes le relais des informations en interne et en externe :Assurer et coordonner la diffusion et être le relais des informations en interne et en externeMettre en place/mettre à jour certaines procédures internes au serviceAssurer la logistique des réunions, et optimiser les déplacements professionnelsPrendre les rendez-vous, coordonner et mettre à jour les agendasPrendre en charge l'accueil physique et téléphoniqueRéceptionner et trier les courriers et les e-mails Réaliser les commandes de matériels et fournitures diversesOrganiser le classement et l'archivage des dossiers physiques et informatiquesCoordonner éventuellement l'activité d'une équipe 2) Assurer la gestion administrative et budgétaire du service. Vous êtes l'interface entre les différentes activités :Rédiger des courriers et e-mailsRédiger et diffuser les convocations, ordres du jour Concevoir des process / outils internes au serviceRédiger, synthétiser et préparer des supports de communications internes et externes (rapport, compte-rendu, notelaborer et alimenter les bases de données dédiées (tableaux de bord de suivi - budget, devis, commandes, livraison.)Centraliser, suivre et contrôler les notes de frais du service, et factures diversesÊtre l'interface entre les différentes activités3) Prendre en charge des dossiers / des projets liés à l'activité :Accompagner le suivi des dossiers spécifiques gérés en direct par le Directeur Être l'interface privilégiée avec les interlocuteurs interne et externe (CODIR, Directeurs et Associés)Préparer, constituer et assurer le bon suivi des dossiers / projetsPlanifier les différentes étapes d'un projet ou évènement lié à l'activité et être garant du suivi des rétroplanningsParticiper aux GT/réunions dans son périmètre Effectuer un reporting sur l'avancée des dossiers concernés