Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 6 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Description du poste :
Vous serez rattaché hiérarchiquement au Directeur des Services Numériques. En tant qu'assistant, vous aurez quotidiennement de multiples synergies avec les deux chargées de mission formation et gestion intra DSN et vous travaillerez en collaboration avec les chefs de services et les membres de la DSN.
Vos missions principales seront les suivantes :
Assistance (25%) :
- Assistance au management
- Planification des réunions récurrentes du département sur l'année
- Assistance aux réunions des chefs de service : établissement et diffusion de l'OJ et du CR, préparation des supports de présentations
- Rédaction des CR relatifs à certains comités
- Réception/envoi courrier
- Organisation
- Gestion des déplacements : ordres de mission, voyages
- Organisation et logistique des RV complexes / ateliers / journées de travail / séminaires
- Organisation et suivi des RV simples
- Exploitation données
- Réponse à l'enquête INSEE annuelle sur les TIC
- Mise en forme/traduction de documents, envoi/suivi des appels d'offres fournisseurs, ...;
- Participation à la bonne organisation des données/dossiers du département Assistance équipe SMI (1%) :
- Secrétariat :
- Suivi des comptes voyageurs sur la plateforme de l'agence de voyages
- Organisation de quelques ateliers ou journées de travail
- Mise en forme de documents
Gestion des envois Suivi administratif commandes (75%) :
- Suivi des commandes Groupe
- Suivi des commandes fournisseurs : réception des devis, acceptation des devis ou formalisation de bons de commande, enregistrement dans fichier suivi budget,
- Demandes d'achats numériques des unités et filiales du groupe : enregistrement dans le registre et suivi mensuel
- Commande de fournitures de bureau / EPI
- Suivi des demandes d'équipement numérique des utilisateurs du groupe
- Commandes : rapprochement des commandes des utilisateurs depuis le catalogue groupe avec la commande du fournisseur
- Livraison : vérification du bon de livraison du fournisseur, information aux destinataires des commandes, clôture de la commande
- Attachement des documents reçus à la plateforme de traitement des commandes.
Description du profil :
Niveau attendu des outils/langues :
-Anglais : anglais écrit.
-Allemand c'est un plus : allemand à l'oral pour échanger avec des collègues.
-Pack Office :
Word : courrier/CR ; respecter les trames /modèles des docs ;
Excel : sommes/soustractions/divisions/additions ;
PPT : mise en forme de présentations ; respecter les trames.
-Pratique de Teams et Cloud (SharePoint) utile