Responsable de la gestion et l'organisation administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 9 Mois

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 1 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Mission :
La/le responsable administrative assure le pilotage des activités de gestion administrative, financière et ressources humaines de l'UMR Prodig (Pôle de recherche pour l'organisation et la diffusion de l'information géographique). Elle/il assure l'interface avec les services financiers, comptables et des ressources humaines des tutelles du laboratoire. Elle/il est responsable d'une équipe de 2 gestionnaires.

Activités :
- Coordonner la réalisation des activités administratives, financières et ressources humaines dans un environnement multi-tutelles et multi-sites
- Participer à la réflexion en vue de la conception des objectifs administratifs et financiers de l'unité, puis à leur mise en œuvre opérationnelle
- Encadrer, coordonner, animer et former l'équipe (2 gestionnaires en 2024) du service de gestion administrative et financière
- Mener les entretiens annuels des agents administratifs
- Contribuer à l'élaboration du budget en fonction de la politique du laboratoire en lien avec la Direction du laboratoire
- Contrôler les actes de gestion (régularité des pièces justificatives) et établir la justification des contrats de recherche
- Mettre en œuvre la politique d'achat et accompagner l'unité dans les procédures d'appel d'offres
- Saisir les demandes de moyens annuels (DAM/IRD, Dialog/CNRS)
- Collaborer avec les différentes tutelles et services des établissements (Universités, AgroParisTech, CNRS, Institut de recherche pour le développement (IRD), UAR Condorcet) pour instruire les cas complexes
- Assurer le soutien administratif dans le montage, la mise en œuvre et le suivi des projets et des activités (missions, colloques, conventions, partenariats, projets de recherche) des personnels de l'Unité Mixte de - Recherche (UMR) (permanents, doctorants et non permanents)
- Assurer la formation des agents de l'UMR aux nouvelles procédures
- Informer les agents sur les ressources humaines (congés, télétravail, autorisation d'absence)
- Recrutement et suivi (stagiaires, doctorants, post-doctorants, CDD)
- Gérer les missions et commandes pour la tutelle CNRS
- Suivre les dossiers sécurité défense
- Concevoir, réaliser, développer des tableaux de bord de suivi des indicateurs en vue de produire des bilans, des statistiques et les demandes de moyens
- Assurer le suivi des prestations en lien avec les fournisseurs du laboratoire
- Coordonner ponctuellement l'organisation logistique des manifestations pour l'unité (Journées annuelles Prodig, manifestation scientifique annuelle de type colloque ou séminaire international)