Assistant-e de direction au Cabinet de la Présidence (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

35 H Travail en journée (35 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Annuel de 22000,00 Euros à 24700,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Missions principales
Descriptif de la mission :
Sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de cabinet de la Présidence, l'Assistant-e de direction au secrétariat de la Présidence assure les missions liées à la gestion des affaires courantes du secrétariat de la Présidence et travaille au contact des laboratoires et des services communs de l'Observatoire de Paris. Il/Elle collabore également avec d'autres structures de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation.
Activités principales
· Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs
· Tenir l'agenda de la Présidente dans le respect des contraintes liées à la fonction
· Organiser les réunions et les évènements concernant les activités de la Présidence : disponibilité, réservation des salles, organisation des pauses, gestion des accès, etc.
· Gérer et traiter les informations entrantes et sortantes : enregistrement du courrier, diffusion des documents, suivi des parapheurs et du courrier électronique
· Rédiger, mettre en forme divers documents (courriers, compte rendus, convocations, etc.) et les diffuser
· Préparer les déplacements et les missions
· Assurer la gestion des demandes de travaux, des commandes de fournitures et petits matériels du service
· Constituer et gérer un fond documentaire administratif
· Mettre en place des modes de classement et d'archivage accessibles (formats papier et numérique)
· Assurer la saisie des contrats et des conventions du périmètre de la Présidence dans l'outil de gestion dédié
· Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances :
· Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement d'Enseignement Supérieur et de Recherche
· Connaissance générale des techniques du secrétariat
· Maîtrise du pack Office et des différents modes de communication
· Anglais (notions)
Compétences opérationnelles :
· Grande aisance en communication orale et écrite
· Technique d'élaboration de documents : bonnes aptitudes rédactionnelles
· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe en respectant les échéances
· Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
· Aptitude à travailler en équipe dans un esprit collaboratif et en faisant preuve de discrétion
· Capacité à savoir répondre à des demandes variées et à rechercher l'information
· Savoir prendre des initiatives
· Autonomie et polyvalence
Compétences comportementales :
· Disponibilité et réactivité
· Esprit de collaboration et esprit d'équipe
· Rigueur et fiabilité
· Sens de l'organisation
· Diplomatie
· Sens des responsabilités et de la confidentialité