assistant direction générale H/F - EC158781

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 5 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

assistant direction générale H/F - EC158781 Sous l'autorité hiérarchique de la responsable du pôle secrétariat de direction, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du secrétariat de la P ... la Direction générale des services. Vous assurez les missions de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers relatifs à l'activité du Président, du Directeur général des services et de la Directrice générale adjointe à la stratégie. Vous avez une mission spécifique d'accompagnement de la Directrice générale adjointe à la stratégie pour son organisation et pour la gestion des dossiers stratégiques. Vous travaillez en binôme avec la responsable du pôle secrétariat et la remplacez en cas d'absence.

Missions :
Planification, suivi et assistance
- Assister la responsable du pôle secrétariat d ... stion des agendas et des réunions pour le Président et le DGS
o Traitement et transmission des courriers électroniques sur l'adresse électronique commune
o Recueil des notes, éléments de langage, impressions, etc.
o Réservation, vérification + préparation des salles de réunion (eau, machines à café, mise en place, création et sécurisation des visios, etc.)
o Préparation et envoi des vœux institutionnels de l'agglomération
- Gérer l'agenda de la DGA Stratégie : prendre et organiser les rendez-vous, organiser la logistique des réunions, gérer les relations avec les partenaires
- Apporter un appui à la DGA Stratégie en termes d'organisation sur la gestion des dossiers stratégiques de la direction en mode projet
- Assister la direction des affaires juridiques et du foncier lors des bureaux et conseils communautaires


Traitement des dossiers et rédaction de documents
- Organisation, traitement et transmission des courriers électroniques sur l'adresse électronique commune
- Gestion des courriers et parapheurs en collaboration avec l'accueil et les appariteurs
- Mise en forme tous types de courriers et d'écrits professionnels à la demande de la DGA Stratégie
- Mise à jour d'une base d'informations (base de données protocole, fichiers élus)
- Appui de la responsable pour la préparation des dossiers d'entretiens professionnels
- Mise à jour du tableau dates importantes papier + intranet
- Préparation étiquettes/courriers Magazine A42 en collaboration avec la COM
- Mise à jour des contacts protocole + gestion du logiciel
- Gestion ... nction et relations avec le garage de la DGST

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réception, vérification et enregistrement des dossiers
- Recherche et diffusion des informations
- Création et lise à jours de fichiers de fichiers (bases de données, commissions, vœux, etc.)
- Classement et archivage

Suivi budgétaire
- Bons de commande fournisseurs de la direction
- Gestion des stocks (fournitures, boissons, etc.)