Secrétaire de service H/F au service du livre et des bibliothèques

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Le Comité Central du Groupe Public Ferroviaire (CCGPF), organisme de l'économie sociale et solidaire au service des cheminots actifs et retraités recherche un(e) SECRÉTAIRE DE SERVICE (H/F) pour son service du livre et des bibliothèques poste basé à Paris (12ème).
Rattaché(e) au responsable du service du livre, vous serez chargé(e) des principales missions suivantes :
Assistance et secrétariat du responsable de service :
* Rédaction des comptes rendus des réunions.
* Appui à l'organisation du service.
* Appui au suivi du budget et à la construction annuelle du budget du service.
* Appui aux groupes de travail.
* Appui à l'organisation d'événements internes (journées d'études, séminaires, etc.).
* Envoi de communications internes à l'équipe (thématiques RH, convocations réunions etc.).
* Gestion des déplacements et suivi des documents administratifs.
* Support à la création d'outils organisationnels et opérationnels.
* Prise en charge de dossiers spécifiques sur demande du responsable de service.
* Classement et archivage des documents du service (papiers et numériques).
Assistance à la gestion de la facturation :
* Participation au traitement des factures et suivi des documents liés à la comptabilité.
* Rapprochement des bons de commande et bons de livraison.
* Contribution aux clôtures de fin d'année.
Assistance à la gestion des outils de travail :
* Gestion des offices et des services de presse.
* Gestion des archives non retenues.
Demandes d'enlèvements ESAT sur Geodis :
* Gestion des demandes d'enlèvements avec les prestataires logistiques.
Accueil physique et téléphonique et renfort administratif :
* Participation au roulement de l'accueil.
* Aide et renfort aux différents secteurs du service en cas de besoin.
Compétences et qualités professionnelles :
* Capacité à rédiger des notes de service, notes de synthèse.
* Excellente maîtrise d'Excel (tableaux croisés dynamiques, exploitation de tous types de données bruts).
* Bonne capacité d'organisation et gestion des tâches administratives variées.
* Maîtrise des outils bureautiques et des processus de facturation et comptabilité.
* Capacité à travailler en équipe et à gérer les communications internes.
* Bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire, syntaxe).
* Respect des consignes, discrétion, autonomie, sens de l'initiative, rapidité d'exécution.
Formation et expérience :
* Diplôme de Niveau 3 de l'Education nationale (Bac + 2).
* Expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire.
Type d'emploi : CDI
Rémunération : 2 066,00€ par mois
Avantages :
* Flextime
Horaires :
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel