Assistant Back Office (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

35 H Travail en journée (35 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Horaire de 13,65 Euros à 13,65 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Gestion opérationnelle :
- Gestion des visiteurs et des appels du site
- Gestion du courrier, colis & coursiers
- Gestion des accès au site (badges d'accès, réservations, suivi des présences, etc ...)
- Coordination des procédures de santé & sécurité du site
- Gestion & commande des fournitures
- Assurer l'interface avec sous-traitants du site
- Coordination et supervision de l'ensemble des prestations liées au périmètre des services généraux
- Gestion administrative (création des comptes, suivi de factures, commandes, etc ...)
- Gestion des entrées et des sorties des collaborateurs
- Fournir tout support supplémentaire à l'équipe Admin/Facilities selon les besoins et l'activité et agir en tant que back-up (à distance) de l'équipe Admin du site de Suresnes
- Assurer l'interface entre les départements RH & IT et les collaborateurs du site
- Gestion de la maintenance et interventions sur site
- Gestion du système de contrôle d'accès & de vidéosurveillance
- Aide aux Audits
- Est amené à assurer le back-up des équipes Admin des autres Delivery Centers & équipes Admin du siège, selon les besoins de l'organisation
- Agit en tant que point de contact unique pour toutes les questions et activités liées à la gestion et l'administration du site
- Reporting sur l'ensemble de l'activité de manière hebdomadaire, mensuelle et à la demande
- Toute autre activité nécessitant l'intervention de l'équipe des services généraux (Admin)
Coordination interne et externe :
Suivi administratif du personnel technique
Assurer la coordination des demandes des bailleurs, planifier les opérations techniques en fonction des catégorisations nécessaires
Assurer le contrôle des interventions en fonction des engagements contractuels
Planifier l'aménagement technique des lots et coordonner les activités
Garantir les travaux techniques et contrôler leur exécution
Gérer les activités liées aux restitutions des logements
Anticiper les actions nécessaires avec le service technique pour le réaménagement des logements
Assurer la gestion des priorités et urgences en collaboration avec les autres services internes

PROFIL RECHERCHÉ :

Maitrise du Pack Office
Coordination des activités
Capacités rédactionnelles et communicatives
Nature dynamique, proactive, autonome et force de proposition