responsable service état civil H/F - EC21419

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 1 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

responsable service état civil H/F - EC21419 Sous l'autorité du Directeur de l'administration générale et des affaires juridiques, vous pilotez, encadrez et coordonnez l'ensemble des activités des secteurs suivants : Accueil de l'Hôtel de Ville, Etat Civil, Elections, Recensement de la population et Cimetière.
Activité 1 : Management / encadrement :
• Veiller au bon fonctionnement quotidien du service ;
• Répartir, planifier et contrôler les tâches des agents ;
• Etablir le planning hebdomadaire et les congés ;
• Rechercher et communiquer les informations ascendantes et descendantes ;
• Veiller à l'évolution des textes, partager ces informations réglementaires avec son équipe lors d'une réunion dédiée, puis s'assurer de sa mise en application.
Activité 2 : Gestion de l'état civil et des affaires générales
• Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires ;
• Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d'accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des b ... actes d'état civil,...) ;
• Rédiger les courriers du service ;
• Effectuer les auditions prénuptiales le cas échéant ;
• Mettre en œuvre les procédures de dématérialisation des actes ou des échanges ;
• Veiller à la qualité de l'accueil et services rendus à la population au travers de l'accueil physique et téléphonique ;
• Gérer le budget et la régie ;
• Piloter le recensement annuel de la population.
Activité 3 : Gestion des fournitures administratives et du mobilier
• Commander les fournitures de bureau, petit matériel et mobilier suite au recensement des besoins des directions lors de la préparation budgétaire ;
• Gérer le stock en fonction des besoins des services ;
• Gérer la comptabilité et le budget.
Activités 4 : Préparation et suivi des scrutins électoraux
• Effectuer les travaux de révision de la liste électorale ;
• Gérer les cartes électorales non distribuées et les procurations ;
• Organiser les scrutins locaux et nationaux (à l'exception des sénatoriales) : formations internes, gestion de la mise sous plis, gestion des ressources humaines dédiées aux opérations électorales, gestion des relations avec le bureau des élections (préfecture) ;
• Mettre à jour la liste des bureaux de vote.
Particularités du poste :
Assurer une permanence par mois le samedi avec célébration des mariages et baptêmes civils.

Référence de l'offre : 87mguufmdx