Responsable de bureau en scolarité F/H (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

35 H Travail en journée (35 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Annuel de 24000,00 Euros à 32000,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Le service de scolarité gère le cursus des étudiants de licence, master et doctorat de l'inscription à la délivrance de son diplôme. Il est composé de 3 Pôles : Pôle licences, Pôle masters et Pôle doctorants.
Le responsable du Pôle licences H/F assure des fonctions d'encadrement, se charge de la gestion administrative dans le respect des règles et des procédures, apporte son appui dans les activités d'information et de documentation au sein du service de scolarité.
Ses activités s'organisent autour de trois axes :
1/ Missions d'encadrement, le ou la responsable du Pôle
- Anime et encadre une équipe de 6 gestionnaires de scolarité
- Organise et supervise l'activité du Pôle
- Traite en collaboration avec le chef de service les dossiers transversaux pour les Licences
- Organise les examens des Licences et veille au bon déroulement des épreuves
- Applique et fait appliquer les procédures de l'Université et de l'UFR en matière de scolarité
2/ Missions d'accueil et gestion administrative pour les étudiants de Licence
- Assure l'accueil, l'information et l'orientation physique, téléphonique et électronique des étudiants et futurs étudiants
- Assure la gestion administrative des opérations de recrutement des étudiants
- Assure les inscriptions administratives, pédagogiques et les opérations associées
- Saisit et suit l'emploi du temps des filières et des salles
- Vérifie les conventions de stages, les modifie en cas de besoin, et assure le suivi des conventions aux diverses étapes
- Participe à l'organisation matérielle des examens : collecte des sujets d'examens, collecte des copies, saisie des notes...
- Participe à la préparation et à l'organisation matérielle des jurys : édition des PV, corrections, affichage des résultats...
- Assure le relais entre l'équipe pédagogique et les étudiants
3/ Missions transverses au service
- Gère les dossiers des élèves de classes préparatoires aux grandes écoles (CPGE)
- Facilite l'accompagnement des étudiants de licences (animation journées de rentrée, portes ouvertes, trombinoscopes...
- Participe aux réunions organisées par l'UFR
- Répond aux diverses enquêtes demandées par l'UFR ou la DEVE
- Contribue aux actions de communication de l'UFR
Astreintes particulières pour certaines périodes : examens et inscriptions administratives (pas de congé durant cette période et horaires variables). Participation aux permanences du service de 12H à 13H.
Un accompagnement sera proposé aux personnes qui n'auraient pas d'expérience dans le domaine de la scolarité.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes diplômé(e) d'un Bac+3. Vous avez des connaissances générales des techniques de gestion administratives et pédagogiques.
Vous connaissez la politique sociale au bénéfice de l'étudiant : bourses, logement... ainsi que de la réglementation en vigueur en matière de scolarité.
Dans l'idéal, vous maîtrisez les outils métiers : Apogée, ADE, Ipro, e-candidat ainsi que les logiciels bureautiques courants : Word, Excel...
Enfin...
Vous êtes autonome.
Vous aimez encadrez, animer une équipe.
Vous faites preuve de discernement et d'une grande adaptabilité.
Vous avez des aptitudes relationnelles (avec le public et dans l'environnement professionnel), notamment la maîtrise de soi.
Vous savez prioriser, organiser et planifier les activités.
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur