Adjoint administratif - Cellule des remplacements (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 3 Mois

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

[39640] Hôpital Le Vésinet
Présentation du poste :
Agent en relation directe avec l'encadrement de la DS responsables de continuité des soins et de l'encadrement de l'équipe de nuit.
Finalité du poste :
-Assurer le traitement des demandes de remplacements pour trouver une solution externe aux manques d'effectifs non solutionnés par l'encadrement de proximité
-Centraliser la gestion des recherches extérieures par une seule personne (en lien avec Cadre DS) pour optimiser la gestion et faciliter les liens avec les interlocuteurs extérieurs
MISSIONS ET RESPONSABILITES
Gestion de la continuité des soins jour/nuit :
-L'agent de la Cellule des remplacements interpellé par les CS des services de soins qui font face à une absence ne trouvant pas de solution en interne ou par vacataire est chargé de déclencher une recherche extérieure en sollicitant l'intérim.
Selon les réponses reçues, l'agent de la CdR :
- en informe le Cadre (en relayant la confirmation de la mission)
- assure la traçabilité des missions de remplacements et la transmission à la DRH pour permettre le paiement à l'intérim.
-Transmission de la nuit et du Week-end : chaque jour l'agent de la CdR adresse la transmission de l'organisation de la nuit :
- au Directeur de Garde
- au Cadre de Santé d'Astreinte
- ainsi qu'à l'équipe de nuit.
Celle-ci est à valider par le CS de nuit (ou Cadre d'astreinte).
Gestion des Codes Hôpital Manager (HM) :
L'agent de la CdR s'assure que les remplaçants INTERIMAIRES disposent d'un code Hôpital Manager (HM) pour accéder au DPI et transmet les demandes de création des codes manquants au service informatique. Pour ces derniers, les codes sont renseignés dans la transmission de nuit sur Teams afin que le Directeur de Garde puisse transmettre à l'intérimaire en cas de besoin, tout en respectant la confidentialité.
Gestion de l'outil "Plateforme remplacement" :
-Accompagner encadrement et remplaçants sur le changement HUBLO vers PERMUTEO
-Mise à jour régulière du réseau, avec repérage des nouveaux candidats
-Suivi annuel des missions vacataires
- Lien avec les cadres pour suivi de la qualité du travail des soignants vacataires
- Lien avec la DRH
Gestion et lien avec les agences intérimaires :
-Envoi et suivi des demandes (traçabilité des confirmations/annulations)
-Gestion des récapitulatifs mensuels (validation des missions effectuées ou non)
-Suivi du déroulement des missions auprès de CS (qualité des PEC à transmettre au Cadre DS)
-Lien avec les agences
-Interlocuteur pour les intérimaires si nécessaire
Gestion des astreintes IDE/MK :
-Elaboration du calendrier annuel des astreintes IDE à transmettre courant Décembre
-Ajustement en cas d'arrêt ou absence en lien avec encadrement
-Traçabilité auprès de la DRH (tableau mensuel et paiement des astreintes réalisées)
Description du profil recherché:
Qualification : Agent Administratif ou Secrétaire
Compétences requises :
-Maîtrise de l'outil informatique
-Sens de la Communication (gestion tension hospitalière)
-Capacités d'organisation et rigueur dans l'exécution (suivi des demandes/réponses/traçabilité)
-Capacités à collaborer sur large périmètre (interne et extérieur à l'hôpital)