Assistant administratif / Assistante administrative de projet (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 3 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Dans un contexte de construction d'une nouvelle usine, la performance de l'activité Facility Management vous intéresse ?
Être quotidiennement au contact de collaborateurs et de partenaires externes vous motive ?
Rejoindre une entreprise où valeurs et responsabilité sociétale donne du sens à votre quotidien ?
Si ces questions vous inspirent, nous vous proposons de rejoindre Carl Zeiss Meditec SAS en tant qu' Assistant Facility Management H/F
Carl ZEISS Meditec en quelques mots :
Filiale du leader mondial de l'industrie optique et optoélectronique ZEISS et rattachée à la division technologies médicales du Groupe, la société Carl Zeiss Meditec La Rochelle produit des lentilles intraoculaires destinées au traitement de la cataracte. Afin d'accompagner la croissance de la division médicale, l'entreprise mène un projet d'envergure visant à augmenter sa capacité de production et à la diversifier pour devenir un site de référence dans la fabrication de dispositifs médicaux. Basée à Périgny/La Rochelle et employant plus de 220 collaborateurs, l'entreprise est en recherche constante de nouveaux talents pour accompagner la construction d'une nouvelle usine à l'image de Zeiss : innovante, automatisée et digitale. Le site de production actuel héberge des services support dont le département Services généraux et HSE qui compte 6 collaborateurs.
Être Assistant(e) Facility Management chez CARL ZEISS Meditec SAS c'est :
- assurer la coordination des opérations de service sur site pour le bon fonctionnement des installations (hors outils de production) et le maintien en état des bâtiments ;
- apporter son support à l'Ingénieur bâtiment et énergie dans la gestion administrative de son périmètre ;
- contribuer à la performance des services généraux du site de La Rochelle.
Directement rattaché(e) à la Responsable services généraux et HSE du site de La Rochelle, vos principales missions seront les suivantes :
Suivre les contrats :
- Participer à la mise en place et suivre les contrats de prestations techniques et de services
- Echanger régulièrement avec les fournisseurs des contrats et gérer leur coordination afin d'assurer la meilleure prestation de suivi ou de maintenance
- Identifier et proposer des prestataires potentiels (sourcing, demande de tarification) avant validation par la hiérarchie
Organiser les interventions :
- Recueillir les besoins spécifiques des collaborateurs du site en termes d'environnement de travail et apporter des solutions adaptées
- Réceptionner, analyser, hiérarchiser et prendre en charge les demandes des services en interne
- Accueillir les prestataires sur site et formaliser les documents HSE (Hygiène, Sécurité et Environnement) nécessaires
- Organiser et suivre les contrôles obligatoires des organismes agréés
- Veiller au respect des obligations réglementaires et sécuritaires
- Communiquer auprès des occupants et de la Direction sur les interventions planifiées
Piloter le suivi administratif :
- Réaliser le suivi administratif des prestations liées au bâtiment (commandes d'achat, réception, facturation.)
- Assurer le passage de commandes et la facturation liés aux prestations de service
- Organiser les dossiers Facility management en rassemblant l'ensemble des informations collectées (documentation technique, contrats, documents de contrôle, factures fournisseurs, rapports d'intervention .)
- Vérifier les factures
- Tenir à jour le registre de sécurité
- Assurer le suivi administratif et légal des prestataires réguliers (contrat, habilitation, plan de prévention.)
Et vous dans tout ça ?
Vous avez une première expérience réussie en gestion administrative avec orientation clients dans un milieu industriel.
Vous maitrisez les outils bureautiques Office (Word, Excel, Powerpoint)
Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à établir des relations de travail efficaces et à maintenir une communication ouverte et claire.
Réactif(ve), vous savez anticiper les demandes en matière d'équipements, de services et d'installations.
Votre rigueur et votre aisance relationnelle garantiront votre succès sur le poste. Nous serons attentifs à votre sens de l'organisation, vos capacités d'adaptation et votre sens du service client.
Date d'intégration souhaitée : dès que possible
Le quotidien chez Carl Zeiss Meditec SAS :
Nous rejoindre, c'est la promesse d'un quotidien varié et challengeant, au sein d'une équipe de passionnés, dans un groupe international solide, dans lequel les possibilités de développement professionnel sont nombreuses.
Dès votre arrivée, vous bénéf