Assistant de DSP - F/H (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

37 H Travail en journée (37 H Travail en journée)

Expérience

Expérience exigée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Vos missions :
Organiser la vie professionnelle du/des Directeur(s) de Concession
- Organiser l'agenda, prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Organiser les déplacements avec l'agence de voyage
- Participer à la diffusion de l'information : rechercher, diffuser, transmettre des messages au sein de la Direction
- Assister le/le(s) Directeur(s) dans la communication sur les réseaux sociaux
- Gérer les courriers et/ ou mails
Assurer un support dans la gestion des dossiers du/des Directeur(s) de Concession
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivre les projets et activités de la/les concessions et assurer la gestion de l'agence
Gérer la tenue de l'agence
- Établir les commandes de fournitures
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : renseigner l'interlocuteur, filtrer les appels...
- Réceptionner, enregistrer et transmettre les courriers postaux aux entités concernées
- S'assurer de la conformité du site à la réglementation sécurité (contrôle des extincteurs, visite périodique, plan d'évacuation, etc...)
- Établir les commandes nécessaires à l'activité et en assurer la gestion administrative (demande d'achat, suivi de commande, contrôle des factures, relation avec les fournisseurs)
- Assurer un suivi du budget en contrôlant les imputations des dépenses sur la partie services généraux
- Concevoir des outils de suivi d'activité des concessions (des tableaux de bord, rapports annuels, comités de suivi) et les mettre à jour
- Intégrer les priorités de la concession dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- En lien avec le service RH, planifier les rendez-vous de médecine du travail pour les collaborateurs de l'agence
- En coordination avec la Direction marketing et communication, suivre et organiser des projets liés à la communication et aux partenariats de communication
Organiser et planifier les réunions
- Organiser les réunions internes et externes : rédaction d'ordre du jour, transmission de documents dans les délais...
- Rédiger les comptes rendus
Participer activement à l'organisation des évènements de la concession
- Envoyer les invitations et veiller au respect de la Charte graphique dans les supports
- Participer à l'organisation de séminaires, de salons, d'évènements de communication, en coordination avec le service Communication

PROFIL RECHERCHÉ :

Les atouts pour réussir sur ce poste :
Issu(e) d'un Bac+2 en Support Action Managérial ou Assistanat de Direction, vous justifiez d'une expérience de 4 ans minimum sur un poste d'assistanat administratif.
Vous maitrisez les outils informatiques et bureautiques et avez une bonne connaissance des techniques rédactionnelles (rédaction de courriers, notes, comptes rendus), des procédures d'archivage et d'accueil téléphonique et physique. Vous êtes capable d'adapter votre communication écrite et orale en fonction des interlocuteurs. L'esprit d'initiative sera un atout majeur, notamment pour proposer des améliorations dans les procédures existantes et créer des outils facilitant le bon fonctionnement du service.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l'organisation. Vous avez un excellent sens du service et une bonne communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.