H/F Assistanat d'agence

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Temps plein

Expérience

Expérience souhaitée de 2 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Ltd compte 9 agences spécialisées en recrutement et en travail temporaire organisées par pôle d'expertise en Ingénierie, Encadrement BTP et Tertiaire Haut de Gamme - Fonctions Supports sur la France entière et à l'International. Ltd assure Qualité et Performance, fondé sur une procédure de recrutement rigoureuse et adaptée aux exigences du marché.
Le poste :

- Gestion quotidienne de l'agence :
o Accueil des visiteurs,
o Gestion des appels entrants,
o Gestion du courrier (classement, archivage),
o Gestion des achats,
o Gérer les interfaces avec le service du personnel
- Gestion administrative de nos marchés :
o Préparer les contrats (pièces contractuelles, justificatifs, etc.),
o Faire signer les contrats par le représentant habilité de la société,
o Réceptionner, enregistrer les contrats notifiés dans le système d'information et en
informer le responsable d'agence,
o Suivre administrativement et financièrement les marchés/contrats des co-traitants et
sous-traitants,
o Transmettre les informations et documents au responsable d'affaire et au responsable
de projet,
o Etablir sur demande du responsable d'affaire et gérer les documents contractuels tout
au long de la vie du contrat (OS, PV, avenants, ?),
o Emettre les mémoires d'honoraires, décompte définitifs de rémunération sur
instruction du responsable d'affaire,
o Suivre les créances clients, relances,
o Gérer les envois,
o Classer et archiver les documents et courriers,
o Gérer les interfaces avec le service comptabilité
- Gestion administrative des marchés de travaux
o Vérifier la constitution « administrative » des marchés de travaux
o Gérer les signatures des marchés de travaux par le représentant habilité des
entreprises et par le maître d'ouvrage
o Réceptionner, initialiser les marchés notifiés dans l'outil de liquidation et en informer
le responsable d'agence
o Transmettre les informations et documents au responsable d'affaire et au responsable
de projet
o Etablir sur demande du responsable d'affaire et gérer les documents contractuels tout
au long de la vie du marché (OS, PV, documents de sous traitance, avenants, ?)
o Etablir les certificats de paiement, décomptes définitifs, sur instruction du responsable
d'affaire, en vérifiant l'adéquation avec les données contractuelles du marché
o Signer les documents de gestion pour lesquels elle est habilitée.
o Gérer les envois
o Classer et archiver les documents et courriers

Profil recherché :

- Connaissance des différents intervenants à l'acte de construire,
- Connaissance du code du code de la commande publique,
- Connaissance des règles de la comptabilité publique,
- Maîtrise des outils informatiques bureautique,
- Maîtrise des outils de gestion.
- Capacités rédactionnelles : savoir structurer et rédiger un document, savoir rédiger un
document de synthèse, maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe,
- Capacité de travail en équipe : esprit d'équipe, capacité d'écoute,
- Qualités personnelles : sens de l'accueil, disponibilité, autonomie, rigueur, motivation,
organisation personnelle, discernement, objectivité, discrétion, respect,
- Respecter des procédures et des délais, votre esprit d'initiative sera un atout supplémentaire
pour réussir pleinement dans vos fonctions.