Gestionnaire administratif accueil / logistique (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 10 Mois

Durée de travail

38 H Travail en journée (38 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 2000,00 Euros à 2100,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

L'Observatoire de Lyon est une école interne de l'Université Claude Bernard Lyon 1 et un Observatoire des Sciences de l'Univers du CNRS/INSU basé sur 2 sites (Saint Genis Laval et campus Lyon Tech-La Doua) avec une antenne à l'Ecole Normale Supérieure de Lyon.
Missions principales :
La personne recrutée aura pour mission(s) d'assurer l'accueil, l'assistance administrative et logistique de l'Observatoire de Lyon -
- site de Saint Genis Laval, pour le compte de l'UAR 3721 et du CRAL - UMR 5574
Activités principales de l'agent :
- Accueillir et orienter les personnes (physique et téléphonique), gérer des entrées sur le site (barrière, livraisons des fournisseurs, badges visiteurs et clés...)
- Assurer le soutien logistique des personnels et usagers sur le site de Saint Genis Laval (réception et distribution du courrier et des colis, gestion des réservations de salles, véhicules, chambres, équipements multimédia)
- Coordonner et assurer le suivi de l'entretien du linge en lien avec le prestataire
- Réaliser les demandes d'achat (devis, gestions des stocks)
- Assister la/le responsable du service de diffusion des savoirs dans la gestion administrative et service, participer à l'organisation logistique des visites de scolaires et des grandes manifestations
- Référente stagiaire de 3ème : Organiser, encadrer, planifier, animer les stages des élèves de 3ème, gérer les conventions de stage. ( Stage de 20 élèves, deux fois par année scolaire. )
- Gérer les sites intranet du CRAL et de l'OSU : rédiger et publier les pages dédiées aux réservations de chambres et de véhicules de l'Observatoire de Lyon, ainsi que des articles sur des informations plus collectives.
- Une polyvalence est attendue sur le poste en période de pic d'activité et de congés (prise en charge de missions et des commandes).
Conditions particulières d'exercice :
Déplacement occasionnel sur le site de la Doua, participation aux manifestations (portes ouvertes, journées du patrimoine, fête de la science).

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences attendues :
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication
- Techniques d'élaboration de documents, savoir rédiger (courriels, courriers, notes...)
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les outils de bureautique
- Techniques de classement et d'archivage
Connaissances :
- Connaissances générales de l'organisation, du fonctionnement et des circuits des établissements d'enseignement supérieur et de recherche et des organismes de recherche
- Notions des règles et techniques de la comptabilité publique
Savoir être :
- Savoir travailler en équipe et sens relationnel
- Savoir rendre compte et alerter
- Sens de l'organisation, réactivité, rigueur
- Savoir hiérarchiser les priorités, gérer une activité dans un cadre de gestion complexe
- Polyvalence
Poste à pouvoir dès le 04/11/2024
Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie C
Rémunération mensuelle brute: 2039.37€
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
- 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
- la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
- l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
- l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
- possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
- restauration sur le campus avec une participation financière de l'université