assistant administratif H/F - EC21817

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 1 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

assistant administratif H/F - EC21817 pour le service Protocole, Cérémonies et Relations internationales

Sous l'autorité du chef de service, vous assurez le secrétariat du protocole, des cérémonies commémoratives, des relations internationales et le suivi administratif des réunions et manifestations.
Vous êtes référent environnement du travail pour l'ensemble des agents du service.


MISSIONS PRINCIPALES :

Gestion administrative :
Vous assurez la gestion administrative et organisez le secrétariat du service : traitement des courriers, des appels et des messageries du secteur du protocole, des anciens combattants et des relations internationales.
Vous suivez les plannings d'activités du protocole et vous participez au traitement des commandes en direction des services de la collectivité et des prestataires.

Actions pour les cérémonies et manifestations :
Vous préparez les réunions d'organisation des commémorations et des manifestations, vous réalisez et diffusez les comptes-rendus aux partenaires institutionnels et associatifs. Vous assurez le traitement administratif (demandes, commandes-), la préparation des invitations, et la mise à jour des déroulés. Vous préparez le dossier des manifestations.

Fonctionnement du service :
Vous assistez le chef de service d ... aitement et la préparation du budget, des actes administratifs et des demandes internes. Vous êtes également référent environnement de travail.
D ... issions, vous êtes en relation avec le cabinet du Maire-Président, les élus chargés des cérémonies commémoratives, des anciens combattants et des relations internationales et les publics qui fréquentent l'Hôtel de Ville.


MISSIONS COMPLEMENTAIRES :

Participer aux missions d'accueil de l'Hôtel de Ville et des mariages.
Suivre la régie d'avance du service en qualité de régisseur suppléant.
Participer ponctuellement aux missions des autres secteurs (cérémonies des vœux, 14 juillet).
Assurer la continuité des actions du service lors des périodes de vacances ou d'absence de vos collègues.