SECRÉTAIRE DE DIRECTION À LA DIRECTION GÉNÉRALE - H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 6 Mois

Durée de travail

Temps plein

Expérience

Expérience souhaitée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Description :


Poste vacant, 
CDD renouvelables jusqu'à intégration dans la fonction publique hospitalière sous réserve d'évaluations positives de l'encadrement.
La durée du premier contrat sera définie par l'encadrement et n'est pas nécessairement celle indiqué dans l'annonce.
 
DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE
Le poste d'assistant(e) de Direction est un poste à temps plein.
L'assistant(e) de Direction est directement rattaché(e) au Directeur du Centre Hospitalier.
Il/Elle a un rôle central dans la gestion des affaires courantes du Directeur du Centre Hospitalier.
Il/Elle contribue à garantir la coordination et la fluidité des échanges entre les différentes parties prenantes en lien étroit avec le Directeur du Centre Hospitalier.
Il/Elle assure des missions de gestion administrative courante de la direction.
 
MISSIONS PRINCIPALES
1)      Gestion des affaires courantes du Directeur
-       gestion du planning du Directeur (organisation , préparation, suivi et rappels) ;
-       organisation et préparation de réunions internes et externes en lien avec le Directeur ;
-       préparation et suivi des dossiers du Directeur ;
-       réalisation de courriers et supports de présentation ;
-       coordination des déplacements du Directeur ;
-       suivi des mouvements de la carte achat du Directeur en lien avec les services économiques.
2)      Gestion administrative
-       centralisation des informations administratives ;
-       suivi des procédures de gestion documentaire (classement, archivages des documents papiers et numériques) ;
-       enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivage des documents courriels, courriers, notes, rapports ;
-       gestion des courriers et des courriels à destinations de la direction en absence de la secrétaire de la direction et des affaires médicales.
3)      Accueil et communication
-       accueil physique et téléphonique : gestion des demandes relatives à la direction, transmission et réorientation des demandes et appels, prise en charge de toute personne se présentant à la direction ;
-       diffusion des informations entre les services et interlocuteurs internes et externes.
4)      Gestion des ressources humaines
-       assurer la gestion et l'organisation de évaluations du Directeur, des Directeurs-Adjoints et des professionnels rattachés à la direction (organisation des entretiens, respect des échéances, relation avec le CNG, relation avec le service RH du Centre Hospitalier/Gesform) ;
-       élaborer, actualiser et publier le tableau des gardes administratives de l'équipe de direction ;
-       assurer la gestion des congés annuels des Directeurs-Adjoints et des professionnels rattachés à la direction (Fiche navette et validation du Directeur, saisi sur le logiciel Gestion Temps de Travail, lien avec le service RH).
5)      Participation à la gestion de projets et des instances
-       participation à la gestion des projets transversaux en lien avec la Direction ;
-       participation à la gestion des instances de la gouvernance du Centre Hospitalier et du Groupement Hospitalier de Territoire (planification, préparation et transmission des documents aux membres, rédaction et diffusion des procès-verbaux, suivi des actions, etc.).
 
LIAISON HIÉRARCHIQUE
Directeur du Centre Hospitalier
LIAISON FONCTIONNELLE
-          Directions fonctionnelles
-          Président de la CME et de la CMG
-          Autres établissements publics et privés
-          Autorités de tutelles
-          Chefs de pôle, Chefs de service, Cadres de santé
-         ETC.
 
CONDITIONS D'EXERCICE
-          Rythme de travail : 7h40 par jour, du lundi au vendredi (9h20-17h)
-          Environnement de travail : bureau partagé, accueil ouvert aux professionnels induisant des ruptures de tâches.
-          Contribution aux bonne pratiques de développement durable : 
o   Réduction de la consommation de papier
o   Tri et recyclage
O   Dématérialisation des documents
 
 



Profil recherché :


-          Formation : Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou expérience équivalente.
Expérience : une expérience en assistanat de direction, démontrant une maîtrise des outils bureautiques, des compétences administratives et relationnelles essentielles.
-          Compétences techniques :
o  maîtri