Standardiste/Agent d'accueil bilingue - temps partiel 60% (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Le/la réceptionniste/standardiste exerce ses fonctions sous la supervision du Directeur des Finances et RH. Il/elle renseigne et oriente les visiteurs et clients et assure les liaisons téléphoniques externes et internes de l'école. Aux missions d'accueil et des tâches de réception téléphonique s'ajoutent le tri du courrier arrivé, l'affranchissement du courrier à envoyer, la tenue du cahier des visiteurs, l'émission de badges pour les parents et visiteurs et diverses tâches administratives.
missions:
* - Accueil des visiteurs
* - Maintenir une main courante pour les visiteurs et noter leur identité.
* - Répondre aux demandes d'information.
* - Réception des paiements de personnes ne faisant pas partie de la communauté de l'ASP
* - Gestion des annonces sur le panneau d'affichage de l'accueil
* - Fournir des badges d'identité pour les parents d'élèves et les salariés de l'école (les badges sont créés à l'aide d'un logiciel)
* - Enregistrer les données et imprimer les badges des visiteurs pour les besoins du service de la Sécurité.
* - Etablir les stickers réservés aux véhicules des parents d'élèves après avoir contrôlé leur identité. Tenir à jour la liste des stickers remis aux parents.
* - Lors de la prise de service, écouter et noter tous les messages présents sur le répondeur et les transmettre immédiatement aux personnes concernées (par email).
* - Appels entrants : Répondre aux demandes de renseignements simples et/ou diriger les appels vers le service demandé ou compétent/Filtrer les appels téléphoniques
* - Appels sortants : Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques du personnel. Composer les appels du personnel de l'Ecole non habilité à composer directement (province, international après autorisation).
* - Brancher le répondeur automatique, lors de votre départ chaque soir et enregistrer les messages de vacances la veille de celles-ci.
* - Brancher le répondeur automatique lors des alertes ou exercices d'évacuation (cassette de message spéciale).
* - Classer le courrier par école et services.
* - En cas de réception de Lettres Recommandées avec Accusé de Réception, prévenir les intéressés par email. Les LRAR ne devront en aucun cas être ouverts. Prévenir le Head's Office pour les LRAR adressées à « M. le Directeur ».
* - Envoie des colis (Fedex, UPS, Chronopost, DHL, Colissimo, etc.)
* - Tenir une liste détaillée des affranchissements personnels. Effectuer les relances dans la mesure où les affranchissements ne sont pas réglés immédiatement.
* - Remettre la liste mensuelle, et les sommes remboursées à la comptabilité.
* - Peser les lettres et les affranchir.
* - Si besoin, mettre sous pli les courriers du Bookstore, du Business Office et autres départements de l'Ecole sur demande.
* - Mise à jour mensuelle du cahier « fiche mensuelle de dépôt » puis envoi à La Poste.
* - Contrôle de la facture mensuelle émise par La Poste.
* Taches complémentaires :
* - Toutes autres tâches annexes que le Directeur Financier et RH pourra demander (tâches administratives telles que taper des lettres et des rapports, organiser des « conference calls », mise sous pli de courriers sortants, remplir les bordereaux pour l'envoi de lettres en recommandé, etc.).
* - Adhère à la politique Protection de l'Enfance et s'engage à suivre les formations
* - Maintenir propre la réception et le hall d'accueil.
Requirements
* Maîtrise du français et de l'anglais (à l'oral et à l'écrit)
* Professionnel - un sens du service
* - Souriant et une amabilité inébranlable
* - Aisance relationnelle
* - Excellente présentation
* - Réactivité, adaptabilité
* - Discrétion, confidentialité
* - Bonne présentation
* Maîtrise du pack office
Type d'emploi : Temps partiel, CDI
Rémunération : à partir de 2¿078,00€ par mois
Avantages :
* Prise en charge du transport quotidien
Horaires :
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 22/04/2025