Agent d'accueil et de gestion administrative H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 1 Mois

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 1 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

DGTPDS - Territoires, Proximité, Déchets et Sécurité/Direction de la Tranquillité Publique

Activités principales

Accueil, orientation et renseignements de 1er niveau
- Accueillir et orienter (vers les services de la DGTPDS ainsi que vers les services de la manufacture et en extérieur)
- Apporter une réponse adaptée et individualisée en fonction de l'objet et de la nature de la demande
- Réceptionner les demandes des usagers/ citoyens, professionnels et partenaires, relative aux compétences de la maison de la tranquillité.
- Décrypter les demandes: écouter, questionner, reformuler et proposer une orientation adaptée tant vers les services experts , les permanences ou les partenaires
- Informer les usagers sur l'offre de service et permanence au sein de l'équipement
- Rechercher des informations dans les outils métiers à disposition pour apporter la réponse à l'usager
- Conseiller et accompagner les usagers dans leurs démarches. Vérifier ou aider à la constitution de dossiers ou formulaires de demande avant orientation vers le service instructeur
- Observer, analyser et alerter la hiérarchie en cas de situation d'urgence ou de conflit

Gestion et administration de l'espace accueil
- Organiser l'espace d'accueil et d'attente des usagers afin de s'assurer d'un environnement accueillant
- Réguler l'affluence et le cas échéant les tensions
- Traiter les réservations de salles et bureaux, délivrance des clés
- Prendre les rendes-vous usagers/professionnels avec les référents identifiés des partenaires en permanence
- Gérer la boîte mail
- Contribuer au recueil de la fréquentation et l'équipement
- Contribuer lors de la production d'évènement

Suivi de demandes des usagers
- Suivre et attribuer les sollicitations des habitants dans le cadre de la GRU et de la GEC
- Répondre et informer l'usager dans le cadre de la GRU et de GEC aux sollicitations 1er niveau ne nécessitant pas d'expertise
- Des temps d'instructions complémentaires seront possibles en fonction de l'évolution des offres de services à la population
Vous avez une expérience réussie dans l'accueil auprès d'un public varié.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Internet, Libre-office, Outlook) et métiers (base de connaissances, Publik-GRU, Municipol).
Vous aimez le contact humain et savez faire preuve de réactivité.
Vous savez gérer les stress et êtes capable de vous adapter rapidement.
Vous êtes autonome, discret.e et diplomate.

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