Gestionnaire administratif accueil et scolarité transversale ( H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

37 H Travail en journée (37 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Activités principales
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
· Coordonner la gestion des stages et des BMA en licence 2 et licence 3
· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
· Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
· Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
· Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
· Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser
· Retranscrire des informations orales à l'écrit
· Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
· Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
· Classer et archiver des documents
· Assurer le secrétariat et l'accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.
· Saisir les éléments pour l'établissement de documents statistiques.
· Participation aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, ...) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l'audit.
· L'agent contribue à la valorisation des activités de l'école et participe, en tant que de besoin, à la promotion des formations (ex : présence sur les « Journées Portes ouvertes »).
· Le cas échéant, et sous réserve d'aménagement horaire, l'agent peut être amené à collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoir :
- Bonne connaissance du tissu économique local
- Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur
- Maîtrise des outils informatiques (suite office et CRM)