Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Dans le cadre du remplacement de son actuelle « Assistante de la Fondation » depuis 2015, vous évoluerez au cœur du campus de l'École nationale des ponts et chaussées au sein d'une équipe de 3 permanents et 2 bénévoles (Président et Délégué général).
Petite équipe à taille humaine, la Fondation des Ponts est une structure agile et dynamique, reconnue et appréciée comme telle au sein de l'école. Votre périmètre d'action sera défini comme suit autour de trois items principaux :
Gestion administrative et comptable
En lien avec notre cabinet d'expertise comptable, notre commissaire au compte, le trésorier de la Fondation.
-Préparation, suivi et exécution des conventions de mécénat (relecture, circuit de signature, envoi des appels de fonds, réception des dons, reversements, tableaux de suivi)
-Préparation des différents paiements après validation par la direction et le trésorier
-Mise à jour du tableau comptable de suivi des paiements fonds dédiés / fonctionnement
-Suivi et enregistrement des différentes factures / preuves de paiement et des relevés de compte
-Assister l'expert-comptable dans le rapprochement des factures avec le grand livre comptable.
-Enregistrement des dons sur le CRM, remise en banque.
-Émission des reçus fiscaux et envoi aux mécènes (particuliers et entreprises)
-Tenue des différents tableaux de suivi, budget (dons entreprises, chaires,.)
-Relations avec les bénéficiaires de la Fondation (bourses, prix, aides, prêt .) : participation à l'organisation des jurys et à la cérémonie de remise des prix, bourses et aides de la Fondation, versement des aides / prix aux bénéficiaires, établissement des attestations.
-Rédaction du rapport moral sur les activités dont vous assurez le suivi
La Fondation souhaite utiliser plusieurs outils permettant une gestion efficace et moderne (CRM, logiciel de gestion comptable, RH). Vous serez amené-e à mettre en place ces différents outils avec l'équipe.
Gestion de l'organisation interne
-Gestion des agendas
-Gestion et suivi du courrier papier et électronique
-Rédaction de courriers divers de la Fondation
-Gestion des stocks de fournitures, des commandes
-Archivage des dossiers de la Fondation
Gestion des réunions et évènements
Vous serez en charge de l'organisation / gestion des réunions & évènements de la Fondation. Vous serez amené-e à travailler en soirée une dizaine de fois dans l'année (6 réunions jusqu'à 19h30 et 4 évènements jusqu'à 22h30).
-Réservation et préparation des salles
-Envoi des convocations de réunion
-Préparation des documents à présenter en séance et en visio
-Rédaction de compte-rendu
-Liaisons fréquentes avec la présidence et le personnel de l'école ainsi qu'avec les secrétariats des entreprises partenaires.
-Préparation des événements (réservation, traiteur, technique .)
D'autres missions ponctuelles pourront vous être confiées.
A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi de l'article L. 5212-2 du code du travail.