ARHM - Assistant administratif - H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 9 Mois

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

QUELLES MISSIONS ?

VOTRE MISSION : UN RÔLE CENTRAL ET DIVERSIFIÉ !

Au coeur de la DIRECTION DU PATRIMOINE ET DES SERVICES GÉNÉRAUX, vous soutiendrez le DIRECTEUR, son adjointe, ainsi que les CHEFS DE SERVICES et les CHEFS DE PROJETS IMMOBILIERS dans la gestion administrative, comptable, juridique et contractuelle de leurs activités. Vous aurez pour missions :

GESTION ADMINISTRATIVE ET SUIVI DES DOSSIERS

Assurer le support administratif des chefs de projets immobiliers et des chefs de service

Mettre à jour les différents documents et listings liés à l'activité : parc immobilier, courriers suivis, autorisations administratives, etc.

Actualiser et suivre les échéances des contrats (fournitures, services...).

Contribuer à la rédaction du rapport annuel d'activité de la DPSG.

SUIVI DES ACTIVITÉS ET DES INDICATEURS

Élaborer des tableaux de bord des activités et des consommations (énergie, eau).

COMMUNICATION ET ORGANISATION

Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs internes et externes.

Organiser des réunions, gérer les réservations de salles et diffuser les informations pertinentes.

Rédiger des notes de services pour une communication fluide.

GESTION COMPTABLE ET BUDGÉTAIRE

Suivre les aspects administratifs des dossiers de sinistres en lien avec la DAFA (direction des affaires financières et des achats).

Gérer le suivi des budgets et des inventaires d'équipements.

Gérer les commandes de fournitures et des abonnements pour la DPSG.

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

Suivre les formations et habilitations du personnel en lien avec la DRH.

Suivre la planification des entretiens professionnels et des astreintes techniques.

Gérer les absences via le logiciel de gestion des temps.

QUALITÉ ET OPTIMISATION DES PROCESSUS

Piloter la mise à jour régulière de l'organisation numérique des documents.

Contribuer à l'évolution des procédures et à l'élaboration de processus fonctionnels.

MISSIONS PONCTUELLES

Participer aux inventaires et à la gestion des événements internes de la DPSG.

 


QUELLE FORMATION / DIPLÔME ?

FORMATION ET COMPÉTENCES :

BTS Assistant de Direction ou Manager, ou DUT GEA.

Excellente communication orale et rédactionnelle, sens de l'organisation et de la rigueur.

Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Outlook, Canva).

Une expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire est souhaitée.

COMPÉTENCES TECHNIQUES ET PRÉREQUIS :

Connaissance de l'environnement hospitalier et médico-social.

Aptitude à analyser des données et à rédiger des documents clairs et précis.

Maîtrise des tableaux de bord et suivi des indicateurs d'activité.

QUALITÉS HUMAINES :

Excellente capacité d'adaptation et polyvalence.

Autonomie, prise d'initiative, force de proposition pour améliorer les processus.

Discrétion et respect de la confidentialité.

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

En rejoignant la Fondation ARHM, vous contribuez à une mission qui a du sens et venez en aide à ceux qui en ont besoin. Voici ce que nous vous offrons :

RÉMUNÉRATION : À partir de 2350 EUR brut/mois, avec reprise de l'expérience.

AVANTAGES : 12 RTT/an, self sur place, crèche d'entreprise, télétravail possible après 4 mois, avantages du CSE (après 5 mois), mutuelle familiale, parking gratuit...

CONTRAT : CDD de 9 mois à temps plein, poste basé à Lyon 8ème.

HORAIRES : 8h - 16h.

Faites le choix d'un emploi porteur de sens et rejoignez une équipe dynamique, engagée pour un avenir plus inclusif !