Assistant de Direction H/F (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 8 Mois

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 3 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Vous êtes en quête d'une nouvelle aventure professionnelle collective et porteuse de sens ? Vous voulez un parcours qui vous ressemble ? Vous avez envie d'évoluer dans un environnement de travail épanouissant fondé sur la confiance, la diversité et l'égalité des chances ?Rejoignez les équipes Harmonie Mutuelle ! Ensemble, nous pouvons faire la différence.Le posteRattaché à la direction régionale Ile de France et Hauts de France, vous aurez en charge tous les travaux liés à l'assistanat, l'organisation de traitement et la transtâche des informations au sein de ces deux directions.tâches principales Gestion de dossiers - Préparer, suivre, cordonner et réaliser les travaux constitutifs des dossiers pris en charge - Constituer les dossiers préparatoires aux réunions, comtâches, Etc.. - Organiser des réunions, séminaires (réservations, convocations, relations prestataires externes) - Traiter les suites des réunions, comtâches, . (courriers, suivi des décisions, traitement des demandes, ...) - Traiter les factures et suivre le budget de la direction dans certains domaines : informatique, séminaires, moyens généraux, salaires et primes, . Secrétariat - Gérer et organiser les contacts, rendez-vous et réunions du/des directeur(s), mettre à jour l'agenda, alerter sur les échéances. Optimiser les déplacements en organisant leur logistique - Rédiger les comptes rendus des réunions - Rédiger et mettre en forme des écrits courants (notes de service, courrier, courriel), à caractère confidentiel, à partir de consignes orales ou manuscrites - Réceptionner, filtrer et traiter les communications téléphoniques et mails - Gérer les différentes commandes (fournitures, matériels, demandes d'investissement)  - Concevoir ou participer à la rédaction des supports de communication visuelle  - Effectuer le classement et l'archivage des documents de la direction et les tenir à jour en respectant les procédures et plans de classement définis Traitement de l'information  - Assurer le reporting et le suivi de l'activité dans les outils informatiques  - Contribuer à organiser l'activité de la direction dans le domaine de l'échange d'informations (tableau de bord, procédures intra et inter services, plan de classement, consolidation des suivis d'activité, .)  - Organiser et coordonner la récupération et la transtâche des informations auprès des personnes désignées (interne, externe)  - Renseigner et/ou orienter au sein de la direction toute demande d'information  - Proposer des améliorations des outils internes et accompagner les managers dans leur utilisation  - Participer à la rédaction des procédures générales applicables au sein du service ou de la direction  - Organiser et gérer la documentation de la direction (planification, diffusion, abonnements,.)