Adjoint à la coordination du secrétariat médical (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

38 H Travail en journée (38 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

L'Établissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Sarthe recrute un(e) Adjoint(e) à la coordination du secrétariat médical (H/F) à temps plein, pour intégrer la Direction Générale. Ce poste est à pourvoir dès que possible, en CDD de 12 mois, par voie de mutation ou de détachement.
Missions générales :
Sous la responsabilité de la coordinatrice du secrétariat médical, l'Adjoint(e) assure un rôle opérationnel en particulier sur la gestion des outils métiers et l'accompagnement des secrétaires au quotidien. Il/Elle est également acteur(trice) de l'évolution des pratiques et des organisations, en apportant des propositions basées sur son analyse terrain et ses échanges avec les équipes.

Support à la coordinatrice :
- Suivi des effectifs (affectations, absentéisme, besoins en recrutement) et anticipation des remplacements en lien avec la DRH.
- Participation au recrutement et à l'intégration des nouveaux professionnels (accueil, formations, ouverture de droits).
- Contribution à la réflexion sur l'organisation du travail au sein des secrétariats dans le cadre des projets de pôle.
- Participation au choix et au développement des outils métiers (logiciels, intranet, réseaux sociaux).
- Élaboration de supports pédagogiques et modes opératoires.

Support auprès des secrétaires et partenaires internes :
- Paramétrage des outils métiers.
- Assistance quotidienne aux secrétaires dans l'utilisation des outils informatiques, logiciels, et procédures.
- Formation sur les outils métiers (DPI, transports sanitaires, etc.).
- Interventions de terrain pour répondre aux questions liées aux outils et à l'organisation.

Missions spécifiques :
- Référent(e) des transports sanitaires : Gestion des demandes des équipes, mise à jour des procédures et formations.
- Référent(e) métier DPI : Formation des utilisateurs, paramétrage du profil secrétaire, tests et paramétrages des évolutions en lien avec les départements concernés.
Conditions :
Lieu d'exercice : 20 avenue du 19 mars 1962, 72700 Allonnes.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme et expérience :
- Diplôme de niveau IV (Baccalauréat).
- Expérience significative en tant que secrétaire médicale.
- Une expérience en formation serait un plus (possibilité de formation).
Compétences techniques :
- Excellentes capacités organisationnelles et rédactionnelles.
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
- La connaissance des logiciels utilisés à l'EPSM serait un plus, ou à défaut, un intérêt marqué pour les outils informatiques.
- Compétence en prise de parole en public si nécessaire.
- Pédagogie et capacité à transmettre des connaissances.
Aptitudes personnelles :
- Capacité à prioriser, s'adapter et être force de proposition.
- Sens de l'écoute, diplomatie et capacité à travailler en binôme ou en équipe pluridisciplinaire.
- Rigueur, confidentialité et capacité à rendre compte.
Avantages :
- 14 ou 19 jours de RTT : selon votre catégorie professionnelle, vous bénéficiez d'une réduction de votre temps de travail pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
- Restaurant du personnel : profitez de repas variés à tarifs attractifs si vous travaillez sur le site d'Allonnes, pour un moment de convivialité pendant vos pauses.
- Prise en charge des frais de transport en commun : remboursement jusqu'à 75 % de vos abonnements mensuels ou annuels. Cette aide est destinée à faciliter vos déplacements et à réduire les coûts liés à vos trajets domicile-travail.
- Forfait mobilités durables : un soutien pour l'utilisation de modes de transport alternatifs et durables (vélos, covoiturage ...), pour encourager un comportement respectueux de l'environnement.
- Télétravail : selon les postes, vous avez la possibilité de télétravailler, offrant ainsi plus de flexibilité dans l'organisation de votre emploi du temps.
- Supplément de traitement familial : bénéficiez d'un complément de salaire pour les parents ayant un ou plusieurs enfants à charge de moins de 20 ans (non cumulable dans le foyer).
- Comité de Gestion des Œuvres Sociales : accédez à une gamme de prestations sociales et d'avantages via le CGOS.
- Formation continue : accédez à des opportunités d'amélioration continue de vos compétences.
- Compte Epargne-Temps : après un an d'ancienneté, vous pourrez bénéficier de la possibilité d'épargner des jours de congés et RTT pour les utiliser ultérieurement.
- Politique de promotion de l'égalité professionnelle : nous mettons en place des actions concrètes pour garantir une égalité des chances et promouvoi