Gestionnaire de l'offre de formation au service FTLV UFR3S (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 4 Mois

Durée de travail

38 H Travail en journée (38 H Travail en journée)

Expérience

Expérience exigée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Le/la gestionnaire, sous la responsabilité du responsable FTLV, assure l'ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés (Inscriptions administratives, suivi des stages, suivi de cursus, remise attestation de diplôme, suivi des soutenances, suivi des examens). Il est l'interface opérationnelle entre les étudiants et les enseignants.
Accueil physique et téléphonique des usagers (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs)
Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service
Participer à la préparation de la rentrée et événements
Participer à la vérification des structures d'enseignement et à la saisie des modalités de contrôle et des connaissances
Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations
Organiser les activités liées aux examens
Préparer les procès-verbaux pour les délibérations de jurys de la collecte des notes à l'édition des procès-verbaux.
Organiser les soutenances de mémoires
Gérer les besoins logistique liés à la formation ( devis, réservation de salle...)
Gérer le déplacement des intervenant extérieur
Assurer le suivi des enseignements et la mise en paiement des intervenants
Gérer les outils en lien avec la scolarité

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel
Connaissance des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des règles et des techniques de gestion administrative et du secrétariat.
Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur
Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
Concevoir des bases de données
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir planifier son activité et respecter les délais
Capacité d'organisation
Savoir-faire opérationnels
Utiliser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel...)
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine
Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
Respecter la confidentialité des données
Faire preuve d'organisation et de réactivité
Travailler dans des délais contraints
Savoir-faire comportementaux
Travailler en équipe et en relation avec les interlocuteurs internes et externes
Avoir le sens de l'accueil et du service public
Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances
Capacité d'écoute et d'échange
Rigueur
Capacité à rendre compte
Sens de la confidentialité
Domaines de formation et expériences souhaitables
Expérience en secrétariat, gestion administrative
Conditions particulières d'exercice:
Contraintes calendaires : pics d'activité prévisibles et réguliers (ex : lors des examens)
Situations de stress et/ou de tension possibles avec les usagers à gérer en lien avec la responsable du service
Permanences d'accueil obligatoires
CDD du 02/05/2025 au 20/08/2025