Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 36 Mois

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 3 An(s)

Salaire

Mensuel de 1833,00 Euros à 2000,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

Entreprise

Description de l'offre

Sous l'autorité du directeur général adjoint Ecologie et Mobilités, l'assistant contribue au bon fonctionnement de la direction générale adjointe, dans le respect des procédures internes et de l'organisation. Il assure les missions principales d'assistance et de secrétariat du directeur général adjoint et des agents relevant des directions de projets de la DGA.

L'assistant réalise ses missions en lien étroit avec les assistants de direction dans une logique de coordination des politiques publiques relevant de la DGA Défi Ecologie et Mobilités.

Dans le cadre de vos missions, vous réalisez les activités principales suivantes :
· Assurer l'accueil physique et téléphonique

· Gérer l'agenda : planifier, préparer et organiser des réunions multi-acteurs (élus, services, acteurs extérieurs)

· Enregistrer, trier et répartir le courrier, suivre les réponses apportées, assurer et suivre la mise en signature

· Rédiger et mettre en forme des courriers, notes et réaliser divers travaux bureautiques

· Gérer les relations, les réunions internes et externes en prenant en charge leur organisation matérielle et/ou en y assistant

· Gérer les déplacements (réservation de voiture avec chauffeur, réservation des billets de TGV, préparation des ordres de missions, préparation des états de frais de déplacements.)

· Apporter un appui opérationnel au directeur par le suivi des jalons et des échéances (suivi des demandes de notes, relances auprès des Directions)

· Relire les parapheurs (courriers et notes) avant transmission au visa du DGA

· Préparer les dossiers de Commissions Permanentes et de Sessions

· Participer à l'animation de l'activité de la DGA, notamment en assistant aux réunions du CODIR de la DGA (passer en revue l'agenda stratégique des deux semaines à venir, rédiger le relevé de décisions entre autres)

· Gérer les plannings des congés des Directeurs et assistants de la DGA

· Assurer le classement et l'archivage des dossiers au fil de l'eau

Bien entendu, vous pourrez compter sur votre communauté métier pour vous accompagner dans la bonne appréhension de vos missions.
De formation en gestion et administration, vous disposez d'excellentes compétences organisationnelles et de polyvalence.
Proactive, vous savez prioriser vos actions et êtes force de proposition pour optimiser les processus administratifs.
Votre capacité à communiquer efficacement, tant à l'oral qu'à l'écrit, est appréciée et favorise le travail en transversalité.
Votre disponibilité et votre sens de la discrétion sont essentiels à l'exercice de ces fonctions.
Vos talents qui feront la différence : coordination et communication.