Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

37 H Travail en journée (37 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

I/ AFFECTATION : La direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI)
II/ MISSIONS
Au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles, composée de huit agents, la personne recrutée aura en charge la gestion des instances de son périmètre, le suivi des dossiers de sinistres dans le cadre des marchés d'assurance et l'assistance administrative et logistique des activités de la DAJI en fonction des besoins.
·  Gestion des instances : conseil d'administration (CA) et conseil académique (CAC) de l'établissement
- Organiser les CA et CAC (plénier, restreint et commissions) : élaboration des calendriers et rétroplannings, préparation des ordres du jour et du conducteur de réunion, mise en forme des documents et envoi des convocations, gestion matérielle et logistique de ces instances ;
- Participer à ces instances en tant que secrétaire de séance : vérifier la régularité des réunions (procurations, quorum), prendre des notes, rédiger les avis, les délibérations et les procès-verbaux, les diffuser ;
- Suivre la publication et la transmission des avis et des délibérations ;
- S'assurer de la conformité des documents issus des instances ;
-  Rédiger des fiches de procédure et des documents types.
·  Participation aux élections
- Apporter un appui à l'organisation des élections de l'établissement (notamment soutien logistique et administratif) ;
- Assurer le suivi des mandats des instances.
·  Gestion des assurances
- Assurer le lien entre les assureurs et les services de l'USMB ;
- Apporter un appui administratif dans le suivi des déclarations de sinistres (enregistrement, envoi d'accusés réception et de courriers, mise à jour du tableau de bord...).
· Participation aux autres activités de la DAJI
- Assurer la logistique bureautique de la DAJI ;
- Participer à des réseaux juridiques interservices ;
- Procéder à l'archivage des pièces administratives ;
- Répondre aux demandes d'informations des autres services ;
- Mettre à jour les bases de données et les indicateurs relatifs à l'activité du service ;
- Participer à toute autre action relevant d'une mission de la DAJI.

PROFIL RECHERCHÉ :

  I/ COMPETENCES
Savoir :
· Connaître l'organisation et le fonctionnement des établissements publics ;
· Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche ;
· Connaître les techniques de rédaction administrative.
Savoir-faire :
· Savoir planifier et respecter les délais ;
· Savoir travailler en équipe ;
· Savoir rédiger ;
· Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité ;
· Elaborer et savoir appliquer une règle, une procédure, un dispositif.
Savoir-être :
· Faire preuve d'autonomie et d'initiative ;
· Avoir le sens de l'organisation et des responsabilités ;
· Être réactif et s'adapter aux situations ;
· Faire preuve de rigueur et de fiabilité ;
· Avoir une aisance relationnelle et une capacité à communiquer ;
· Faire preuve de discrétion.
Formation(s) et expérience(s) professionnelles :  niveau baccalauréat à licence et expérience professionnelle en secrétariat avec une dominante administrative.
II/ CONDITIONS D'EMPLOI
- Titulaire fonctionnaire de catégorie B selon conditions statutaires
- Contractuel (contrat à durée déterminée jusqu'au 31/08/25) : traitement brut mensuel à partir de 1 836,20€ (INM 373 - échelon 1 de la grille des techniciens RF de classe normale) - rémunération proposée pour tenir compte des diplômes et de l'expérience professionnelle
- Droit annuel à congés : 3,75 jours par mois (45 jours par an + RTT selon organisation du travail)  
- Plusieurs modalités d'organisation de travail
- Télétravail possible
- Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires.
- Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l'université
III/ INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 25 septembre 2024  
Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter  direction.daji@univ-smb.fr
Les premières auditions auront lieu le 4 octobre 2024 matin.