ASSISTANT.E DE COORDINATION DES FORMATIONS - H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Temps plein

Expérience

Expérience souhaitée

Salaire

Mensuel de 2640,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Description :


La finalité du poste est d'optimiser l'organisation de toutes les formations réalisées dans le périmètre de l'OF Ares Compétences, et d'en réaliser le suivi administratif. Ces deux dimensions contribuent directement à la qualité du service offert aux prescripteurs de formation et aux apprenants eux-mêmes, ainsi qu'au pilotage efficace de la structure, ses exigences Qualiopi et son amélioration continue.
Au sein de l'organisme de formation Ares, en relation directe et autonome avec les structures Ares et autres SIAE qui inscrivent des apprenants sur nos formations, également les formateurs (internes et externes), et les différentes prestataires (salles, matériels, repas, .), le.la titulaire du poste porte les missions suivantes :
 
1. ASSURER / COORDONNER LA PLANIFICATION ET LA PRÉPARATION DES FORMATIONS ASSURÉES PAR L'OF ARES, SUR LES PLANS LOGISTIQUE ET HUMAIN :
* Planifier les formations en lien avec les besoins recensés auprès des établissements prescripteurs et les contraintes de locaux, de formateurs (internes / externes), de salariés en insertion : Mettre à jour l'outil de suivi sur Teams / Excel, Signature des conventions pour les prestataires externes, Optimiser l'utilisation des locaux internes (réserver les salles complémentaires nécessaires), Préparer avec les clients les animations dans leurs locaux propres (accès, matériels, horaires).
* Organiser la disponibilité des matériels et supports d'animation : documents aux formateurs, petit matériel d'animation, documents et livrets stagiaires.
* Animer la réunion hebdomadaire de planification avec le responsable de l'OF : taux de remplissage, gestion des annulations et relances de sessions, recherche de formateurs, ajustement de sessions. Alimenter les compte rendus de réunions (et relevés de décision)
* Participer aux communications internes et externes relatives à l'offre de formation et son évolution. Participer aux sessions de présentation Teams de l'OF (volet dédié aux bonnes pratiques d'inscription).
2. RÉALISER LA GESTION ET LE SUIVI ADMINISTRATIFS DES FORMATIONS PROPOSÉES PAR L'OF ARES :
* Assurer la gestion des programmes et sessions de formation de bout en bout : création de programmes, ouverture de sessions, affectation des 
évaluations, saisies et ajustements des données (en lien avec les formateurs), contrôle de cohérence.
* Former les utilisateurs à la prise en main de nos outil, en particulier les prescripteurs de formation (équipes sociales). Plus largement, réaliser la diffusion des processus administratifs 
* Réaliser les bilans de production quantitatifs et qualitatifs récurrents et ponctuels. Réaliser et analyser ces bilans.
* Mettre à disposition des apprenants et prescripteurs les informations pour participer à une formation : invitations, fiches de liaison, rappels, prestations repas, alertes particulières .
* Travailler en collaboration avec l'assistante OPCO et Financement, pour l'instruction et le suivi des demandes de prises en charge financière et remboursements, via l'édition et le suivi des devis et des factures, et le traitement des devis et factures des prestataires .
* Contribuer à l'évaluation des formations proposées.
3. TRAITER LES DEMANDES DES PRESCRIPTEURS (MAIL, TÉLÉPHONE), ET PARTICIPER À L'ACCUEIL PHYSIQUE DES STAGIAIRES DANS LES LOCAUX :
* Répondre aux sollicitations mail et téléphoniques des CASP, CEF pour l'organisation des formations.
* Aux côtés des formateurs, accueillir sur sites les apprenants et contribuer à leur bonne expérience formation.
4. RÉALISER LA VEILLE QUALIOPI RELATIVE AUX MOYENS MATÉRIELS / LOCAUX DE FORMATION, ET RÉCLAMATIONS CLIENTS : 
* Recueillir, traiter les réclamations et anomalies constatées / subies par les prescripteurs, apprenants et formateurs. Participer à la définition de plans d'actions.
* En relation avec le formateur référent, organiser et réaliser la veille des matériels courants d'animation, permettant aux intervenants de proposer des formations dans les meilleures conditions.
En tant que coordinateur.trice des formations et de l'activité OF, le.la titulaire du poste déclarera et archivera chaque mois les EVP pour les salariés permanents (présence / absence).



Profil recherché :


EXPÉRIENCE : Une première expérience sur un poste similaire ou dans le domaine de la gestion administrative est requise.
 
COMPÉTENCES : Connaissance de l'IAE. Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation.Suivi et coordination d'activités. Reporting / tableau de bord. Priorisation et prise de décision. Maîtrise confirmée des outils bureautiques (Pack Office) et mails, et adaptabilité dans les systèmes informatiques. 
 
QUALITÉS PERSONNELLES : Bonne comm