Assistant de la direction générale h/f

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

35 H Travail en journée (35 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

· Au sein de l'équipe du secrétariat, assurer l'assistance administrative, logistique et technique du directeur général des services
· Assurer la gestion budgétaire et comptable de la présidence et de la direction général
Missions subsidiaires
· Au sein de l'équipe du secrétariat, assurer en tant que de besoin l'assistance administrative, logistique et technique des vice-présidents et directeurs généraux adjoints
Activités principales
·Organiser l'activité professionnelle de la direction générale, en lien avec les autres assistants
-Gestion des agendas, prises de rendez-vous et réservation de salles
-Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences, colloques)
-Réalisation de travaux préparatoire aux réunions (recherche d'informations, préparation de visioconférences)
-Filtrage et gestion des appels téléphoniques à l'intention du directeur général des services
-Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et en les orientant
-Suivi de l'utilisation des véhicules de la présidence et de la direction générale
-Mise en forme de documents
-Classement et archivage de dossiers et documents
· Gestion budgétaire et comptable
-Proposition de budget pour la présidence et la direction générale
-Engagement des missions et bons de commande pour la présidence et la direction générale
-Constatation des services faits
-Suivi de l'exécution budgétaire
·Participer à la réunion de direction générale et à la réunion des responsables administratifs de composante
Activités subsidiaires
· En tant que de besoin, gestion du courrier entrant et sortant et des actes soumis à signature
Place du poste dans l'organisation
Ce poste est rattaché hiérarchiquement au directeur général des services
Spécificités du poste
·Remplacement de l'assistante du président en cas d'absence

PROFIL RECHERCHÉ :

·Connaissances requises
-Modes de fonctionnement des administrations publiques
-Accueil physique et téléphonique
-Techniques d'élaboration de documents
-Techniques de communication
-Culture internet et bureautique
-Gestion électronique de documents
· Compétences opérationnelles
-Savoir s'organiser et gérer son activité dans un environnement complexe
-Travailler en équipe
-Savoir prendre des notes
-Savoir rendre compte
-Communiquer et faire preuve de discernement
-Mettre en œuvre des procédures et des règles
-Enregistrer, classer et archiver des documents
-Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
-Maitriser l'orthographe et la langue française
·Qualités
-Sens de l'organisation
-Rigueur et fiabilité
-Réactivité et sens de l'efficacité
-Sens relationnel
-Confidentialité et discrétion
Conditions de travail :
- Poste à pourvoir pour le 1er avril 2025
- Poste ouvert aux fonctionnaires (détachement) et aux contractuels de la fonction publique
- CDD de 12 mois renouvelable
- Basé sur notre site de Cergy
- 38h35 hebdomadaires / 52 jours de congés payés par an.
- Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15€ / mois.
- Remboursement 75% du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail.
- Politique active de formation du personnel.
- Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.
- Rémunération selon expériences & grilles de la fonction publique.