Secrétaire juridique (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Notre Cabinet :
Né de la fusion en 2006 entre la SCP Rambaud Martel et le Cabinet Orrick Herrington & Sutcliffe, notre bureau parisien est riche d'une culture franco-américaine, qui constitue notre ADN à la fois contentieuse et transactionnelle. Notre équipe pluridisciplinaire se concentre sur les secteurs de la technologie, de l'énergie, des infrastructures et de la finance. Elle représente des multinationales, des sociétés à capital-risque de premier plan, des fonds d'infrastructure et des institutions financières. Nous collaborons avec nos bureaux Orrick dans le monde pour apporter des conseils innovants et d'excellence, sur les transactions, les litiges et les questions réglementaires qui façonnent l'économie française et stimulent les investissements internationaux.
Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter:
Notre site internet :http://www.orrick.com/Offices/Paris/Pages/default.aspx Notre vitre sur la plateformeWelcome tothe Jungle:
https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/orrick Votre mission :
Le service secrétariat a pour but d'assister les Associés, Counsels et Avocats au quotidien.
Votre rôle sera d'assumer les tâches traditionnelles d'un secrétariat adapté à son contexte professionnel : communication, organisation, correspondances, mais également les tâches particulières liées à votre poste de travail : recueil, exploitation, présentation des documents spécifiques, traitement des dossiers, etc.
En équipe/ pool avec une ou plusieurs autres secrétaires, vous aurez pour mission d'assurer le secrétariat quotidien de l'équipe (Associés, Councels et Avocats). Vous aurez également un rôle de "back-up", afin de prendre le relai d'autres secrétaires en cas d'urgence.
La liste ci-dessous correspond aux principales responsabilités de ce poste. Elle n'est en aucun cas limitative et pourra faire l'objet de modifications en fonction des nécessités du Cabinet :
Secrétariat classique :
Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d'appel et la prise des messages ; Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l'équipe ; Prendre en charge l'impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ; Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ; Effectuer le classement et l'archivage des dossiers électroniques et physiques de l'équipe Participer à la gestion des dossiers personnels de l'associé (préparation de courriers, etc.) ; Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ; Facturation et gestion client :
Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters sur « Prébill Manager » ; Traduire et vérifier les descriptifs et l'envoi des factures aux clients Relancer et suivre les factures en collaboration avec l'équipe Billing; Gérer et saisir des notes de Frais sur « Expert Expenses » Codifier des factures fournisseurs sur « Zeendoc » Suivre et imputer les courses taxis pour les avocats Business développement :
Actualiser la base de données contacts Interaction (1) en gérant les contacts de votre associé/équipe, (2) en rentrant les activités de Business Development; Contribuer aux appels d'offres et à l'organisation d'évènements. Les compétences liées aux outils de travail : savoir faire
Maîtrise des outils bureautiques (pack office) ; Maîtrise des bases de données et outils de gestion des flux d'information (Expert, Interaction, NetDoc, Litera) ; Maîtrise duHouseStyle ; Maîtrise de l'Intranet et d'Internet ; Maîtrise des outils de télécommunication (téléphone, fax, copieur etc.) ; Maitrise d'e-Barreau (RPVA) ; Maîtrise des techniques d'expression orale et écrite. Maîtrise de l'anglais. Les compétences liées à l'environnement de travail :
Connaître le fonctionnement d'un cabinet d'avocats et les services en rapport avec le poste et les principaux interlocuteurs. Les compétences relationnelles et savoir être :
Rigueur : organisation et méthode, respect des délais, esprit de qualité ; Pro-activité : sens de l'anticipation, initiative ; Confidentialité des informations traitées ; Bonne capacité à travailler dans l'urgence et bonne gestion du stress ; Capacité d'analyse et de synthèse, Bon relationnel, Attitude positive, dynamisme ; Bonne expression orale et écrite
Poste : 35 (...)