ASSISTANT(E) DE DIRECTION - DIRECTION DES ACHATS ET DES APPROVISIONNEMENTS - H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Temps plein

Expérience

Expérience souhaitée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Description :


MISSIONS DU POSTE
L'assistant(e) de direction :
* Organise et coordonne pour le directeur des achats et des approvisionnements la transmission et la rédaction des informations de la Direction.
* Assiste le responsable logistique du GHT ainsi que le responsable des achats du GHT,
* Frappe, saisit et présente des notes et des documents, parfois à caractère confidentiel.
* Traite, exploite, suit une partie des informations de la Direction (correspondance courante, affaires spécifiques).
* Réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques, établit un contact direct avec le directeur, l'équipe de direction et avec les partenaires extérieurs.
Ces missions nécessitent de gérer plusieurs activités simultanément.
ACTIVITÉS PERMANENTES 
* Accueil physique et téléphonique
* Enregistrement, tri et distribution du courrier « arrivée »
* Mise sous pli et expédition du courrier « départ »
* Frappe et mise en forme de documents (courriers, notes, rapports)
* Planification et organisation des rendez-vous, réunions et déplacements
* Gestion des dossiers (préparation, suivi, reproduction et diffusion des documents
* Gestion de l'archivage dans le respect des règles applicables
* Coordination entre les différents services de la direction
* Gestion des fournitures : commandes et suivi des stocks
* Intégration des pièces marchés dans CPAGE en lien avec les gestionnaires de la cellule des marchés
ACTIVITÉS PONCTUELLES 
* Aide aux gestionnaires du bureau des commandes en tant que de besoin
* Saisie des commandes
* Réception, liquidation et mandatement avec traitement des rejets



Profil recherché :


Fonctionnaire (Corps des ACH) ou Contractuel
              
Maîtriser traitement de textes et tableur, PowerPoint.
La maîtrise orthographique et syntaxique est obligatoire
Aisance de langage en lien et en adéquation pour des contacts quotidiens avec tout type de public (tout en interne qu'en externe de l'Hôpital)
Respecter les procédures d'organisation, planifier les activités à court et moyen termes, en fonction des priorités
Sens de l'organisation, capacité d'adaptation et d'anticipation
Diplomatie
Discrétion professionnelle