Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 3 An(s)

Salaire

Annuel de 22800,00 Euros à 23600,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

Entreprise

Description de l'offre

Le ou la chargé(e) de gestion administrative et financière du pôle Appel d'Offres devra s'assurer de la conformité de mise en place des actions de formations portées par l'IFPRA de Normandie, de la facturation des commanditaires et du reversement vers les co-traitants.
 
Effectuer la facturation des clients du pôle :
*  Suivi et établissement des bons de commande et des factures.
 
Effectuer les reversements aux opérateurs pour les actions de formations réalisées :
* Préparer les justificatifs de reversements aux opérateurs des réalisations des actions de formation.
* Répartir les montants perçus par l'IFPRA, entre les opérateurs ayant réalisé les heures de formation, au prorata des réalisations de chacun.
* Transmettre les documents au service financier qui procède à la validation
* Archiver les documents administratifs servant de justificatifs comptables (bons de commandes, conventions .)
 
Relation avec les différents opérateurs (Région, OPCOs, GRETA.)
* Préparer les documents de type Bilans, Annexes financières, Conventions de groupement en relation avec la responsable du pôle appel d'offres.
* Préparer les COPILS des AO et AAP portés par l'IFPRA
* Répondre aux demandes de contrôle de réalisations des actions (fourniture numériquement des émargements et de tous justificatifs de la réalisation des actions)
* Etablir des documents de synthèse récapitulatifs des montants versés aux opérateurs et déclarés.
* Préparer les documents pour facturer à ces opérateurs des montants trop versés ou avance à récupérer
 
Participer au suivi de l'exécution des commandes publiques et privées
* Contrôler et enregistrer les émargements
* Déclarer ces heures sur le site de la région SAFIR.
* Utiliser les logiciels de la région, de France Travail, du Carif-Oref et des OPCO.
* Suivre la réalisation du marché en relation avec la Région et les opérateurs (convention, anomalies, modifications .)
 
 Participer à la constitution de dossiers en réponse aux appels et des AAP
* Participer à la définition des prix portés par l'IFPRA par l'étude des coûts et des prix marchés.
* Prendre en compte la démarche qualité et les procédures définies dans ce cadre
* Mettre à jour les documents administratifs de l'IFPRA demandés par les commanditaires d'appel d'offre en lien avec l'assistant(e) administratif (ve) du pôle.
* Participer à la réponse administrative sur les différentes plateformes en lien avec l'assistant(e) administratif (ve) : recueil et contrôle des pièces administratives
Compétences attendues :
* Connaissances en matière de procédures administratives et comptables, de classement, d'archivage et de dématérialisation.
* La connaissance des règles de la comptabilité publique est un plus.
* Capacité d'analyse et de synthèse
* Qualités rédactionnelles
* Rigueur dans la rédaction des documents
* Capacité de travail en équipe
* Sens de l'organisation
* Capacités d'écoute et de dialogue
* Force de proposition
* Réactivité
* Gestion des priorités (entre les missions de base et l'urgence de demandes ponctuelles
* Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques (pack office, logiciel de comptabilité) et d'internet (plateformes de dépôt de documents)