RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE COMPOSANTE (H/F) (Titulaire/Contractuel) (poste susceptible d'être vacant)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

35 H Travail en journée (35 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

- Diriger, organiser et animer administrative et technique
-Contribuer à la mise en œuvre et à l'évolution de la politique de la composante en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.
-Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget : préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes, suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers.
-Préparation et participation aux dialogues de gestion.
-Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles.
-Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante.
-Préparer les conseils d'UFR (convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles.
-Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers.
-Répondre aux enquêtes demandées en externe ou en interne.
-Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l'activité des fonctions supports sous sa responsabilité.
-Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
-Mettre en œuvre au sein de la structure, les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l'université.
-Gérer le personnel titulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mettre à jour l'organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions
-Prépare les campagnes d'emploi BIATSS.
-Assurer le recrutement des tuteurs d'accueil, surveillants d'examen.
-Suivre l'évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré, constituer une documentation de référence.
-Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
-Mettre en place des actions de communication à destination des divers personnels de la composante : administratifs, usagers, enseignants, enseignants-chercheurs, intervenants extérieurs.
-Mettre en œuvre et contrôler l'application des règles et des procédures administratives et de gestion de son domaine.
-Assurer et contrôler la mise en œuvre des règles d'hygiène et de sécurité au travail.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme/Expérience :
. Diplôme niveau licence minimum (Master apprécié)
. Expérience sur des fonctions similaires appréciée
Connaissances requises pour le poste
- Connaissance des structures et du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et notamment des universités.
- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics.
- Connaissance générale des principes de la communication.
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
- Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l'enseignement supérieur et de la recherche.
- Connaissance des principaux logiciels et applications de gestion.
Compétences professionnelles
- Gérer et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien.
- Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse.
- Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
- Savoir préparer et conduire une réunion.
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
- Savoir faire preuve d'un esprit de synthèse et d'analyse.
- Savoir travailler en équipe et en autonomie.
- Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode.