Assistant(e) de gestion H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Annuel de

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Vos missions clés :
? Secrétariat :
- Assurer les appels entrants (filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné) et sortants (auprès des clients, des fournisseurs, des prospects et des partenaires)
- Traiter les mails et courriers.
- Assurer la gestion des plannings d'astreinte et des bons d'intervention des techniciens.
- Collecter et enregistrer les pointages du personnel.

? Support commercial à la vente :
- Préparer les dossiers d'intervention et la planification en accord avec le chargé d'affaires ou le responsable de maintenance.
- Assurer la relation client : suivi commercial, gestions des incidents, relance pour le recouvrement.
- Gérer les contrats depuis les commandes jusqu'aux livraisons en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes.
- Suivre la finalisation des commandes, régler les réclamations.
- Contribuer à établir des propositions commerciales, élaborer des devis.
- Gestion des approvisionnements : lancer des consultations fournisseurs, négocier les prix et passer les commandes.

? Soutien administratif aux chargés d'affaires avec la gestion des données clients :
- Créer les comptes des nouveaux clients :
- Saisir les informations et assurer le suivi des dossiers (devis, commande/contrat, incidents etc)
- Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients : saisir toutes les informations clients nécessaires au suivi des chantiers et à la facturation
- Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents.
- Contribuer à la préparation des tableaux de bords de suivi d'activités et rédiger les rapports d'activités hebdomadaires et mensuels.
- Effectuer le suivi des travaux et dépenses hors contrat.

? Support comptable :
- Collecter et enregistrer les bons de livraisons.
- Editer les factures de vente.
- Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec le service comptable.- Vous justifiez d'une expérience significative dans un rôle similaire (assistante commerciale, gestion de contrats, relation client).
- Vous êtes autonome, organisé(e), et avez une excellente gestion des priorités.
- Vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécifiques à la gestion de maintenance (idéalement Batigest et GMAO).
- Vous avez un excellent relationnel et un sens aigu du service client.
- Vous êtes rigoureux(se), polyvalent(e), et avez une grande capacité à gérer des dossiers complexes.