Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 36 Mois

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 1 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Mission :
Au sein du pôle "Affaires générales", vous coordonnez et réalisez des actes administratifs et de gestion courante de type secrétariat de direction, organisation matérielle, gestion des agendas au bénéfice du bon fonctionnement général de la délégation régionale Paris Centre. Vous assurez vos fonctions en binôme avec une autre assistante de direction, auprès de la direction (le délégué régional et la déléguée régionale adjointe).

Activités :
En matière d'assistanat :
- Assurer la coordination et la réalisation des activités du secrétariat : accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), gestion des agendas avec contrôle des échéances, gestion du courrier
- Organiser des réunions et manifestations et gérer les aspects administratifs et logistiques
- Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions
- Assurer la bonne circulation de l'information entre les services de la délégation, les directions fonctionnelles de l'établissement et les partenaires institutionnels et extérieurs
- Participer à l'alimentation des bases de données internes et tableaux de bords
- Tenir à jour les listes de diffusion
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement de la structure

En matière de suivi des unités en soutien à déléguée régionale adjointe :

- Préparer le cadre réglementaire des unités et les conventions relatives à leur fonctionnement
- Suivre et mettre à jour l'annuaire des unités sur notre outil interne
- Collecter et mettre à jour mensuellement les indicateurs demandés par la mission transverse d'appui au pilotage (MTAP)
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la délégation
- S'informer sur l'évolution de la réglementation

En matière d'organisation des dialogues objectifs ressources (DOR) :
- Être le relai des Instituts vis-à-vis des cotutelles pour la programmation des réunions
- Constituer, à partir du modèle, la fiche de l'unité concernée et la documenter
- Etre le référent de l'application de demandes de ressources (DIALOG) auprès des unités