Office Manager H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 2 An(s)

Salaire

Annuel de 35000,00 Euros à 50000,00 Euros

+ Primes

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Les missions: Poste polyvalent comprenant plusieurs types de fonctions :Gestion administrative du cabinet :

Secrétariat - Bureautique :
Mise au point et suivi de tous modèles d'actes, de correspondances, de tous supports de présentation ou autres utilisés par le cabinet
Assistance à la mise en forme et à la présentation de tous types de documents /rapports/présentations/supports
Organisation, suivi du classement et archivage des dossiers sur tous supports numériques/papier
Qualité : Mise à jour et gestion des documents internes et sortants dans le cadre des engagements qualité du cabinet


Prise en charge de diverses tâches d'intendance :
Suivi du parc informatique - Fonctions de support informatique en lien avec le prestataire informatique
Suivi des fournitures (stock/commande/achat)
Organisation des réunions/évènements
Préparation des supports de réunions
Gestion des agendas/coursiers/déplacements des collaborateurs
Suivi des abonnements/de la documentation
Gérer les relations avec les fournisseurs et les prestataires
Suivi de la documentation destinée aux avocats




Vie quotidienne du cabinet :
Veiller au bien-être de l'équipe en créant les conditions d'une atmosphère de travail agréable pour tousI
ntendance et gestion de la bonne tenue des locaux


Assistance en ressources humaines
Support opérationnel des collaborateursOn/off boarding/Suivi des absences/congés


Site internet - Communication
Prise en charge des mises à jour du site internet - suivi des relations avec l'agence web
Suivi de la communication dans tous les supports choisis par le cabinet - Relations avec les différents prestataires (médias spécialisés/agences de communication)

Assistance comptable :Travaux préparatoires à la comptabilité :

- Assistance juridique :

Suivi des dossiers traités par le cabinet en vue d'assurer la mise à jour régulière de tous tableaux/supports de suivi utilisés en interne et/ou destinés à la clientèle

Mise à jour des registres légaux (reports/signatures) et des tableaux de suivis


Le profil Savoir être :Une première expérience réussie sur un poste similaireUn profil agile & souple pour intégrer les process et la philosophie du cabinetUne personnalité ouverte car la qualité des relations humaines primordiale est primordiale: positivité, force de proposition et surtout communication car l'ensemble de l'équipe est attachée à un relationnel de qualitéRespect de la confidentialitéSolide sens de l'organisation - Rigueur dans l'organisationBonne réactivité - Adaptabilité/Souplesse - Anticipation - Sens des prioritésCapacité de planification dans le respect des échéancesAutonomie dans la prise en charge des tâches confiéesPolyvalence et aptitude à acquérir de nouvelles connaissances et à faire évoluer les différents aspects du posteEnthousiasme - ProactivitéCompétences avérées dans l'essentiel des fonctions du postePrise d'initiative - Force de propositions de solutions structurelles et mise en place de processBonne gestion du stressEmpathie - Goût du service

Savoir-faire : Maîtrise parfaite des différents outils bureautiques : Office 365 (Excel, Powerpoint et Word), SharePoint, Teams, ZoomTrès bon niveau rédactionnel et orthographiqueFormation de base et/ou appétence pour l'accomplissement de tâches comptables simples

Qualification - Forme du contrat Poste en CDI

Horaires :Du lundi au vendrediTravail en journée, pas de télétravail

Langue:L'anglais est un plus