assistant de direction dgs, responsable secrétariat général service courrier H/F - EC22313

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 5 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

assistant de direction dgs, responsable secrétariat général service courrier H/F - EC22313 Sous la responsabilité de la DGS, l'assistant.e de Direction de la DGS est responsable du secrétariat général et du service courrier. Il ou elle pilote l'ensemble des missions et encadre une équipe de quatre personnes (deux assistantes de direction, une chargée d'accueil de l'hôtel de ville, un chef d'équipe des appariteurs), s'implique d ... âches quotidiennes et apporte son expertise et sa dynamique. Les missions de ce poste sont tournées vers le bon fonctionnement de l'administration générale et sa bonne articulation avec le cabinet du Maire.

Missions principales :

- Organisation de la ... ssionnelle et du secrétariat du DGS
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages de toutes natures
- Rappeler des informations importantes
- Organiser et planifier des réunions (ordre du jour, transmission de documents...)
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques : courriers, notes, rapports, relevé de décision, comptes-rendus, présentations...
- Assister le DGS d ... anisation et le suivi de certains projets
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers du DGS

Missions spécifiques :

- Suivi et organisation les activités du secrétariat général
- Intégrer les priorités du service d ... stion quotidienne des activités du secrétariat général
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Gérer les plannings et réservations des salles de réunions
- Assurer la signature mécanisée sous le contrôle du DGS
- Veiller au circuit des parapheurs entrants/sortants
- Gestion des parapheurs dématérialisés
- Suivre le circuit des actes administratifs, arrêtés, décisions
- Traitement des actes dématérialisés

Management de l'équipe :
- Vous encadrez et animez l'équipe (assistante de direction, chargée d'accueil et appariteurs)
Vous coordonnez la réception, la diffusion et l'expédition du courrier
- Vous supervisez l'organisation de l'accueil de l'hôtel de ville et du courrier
- Vous accompagnez les assistantes de direction d ... stion opérationnelle du service
- Vous pilotez l'activité, gérer les priorités, définissez les objectifs et les projets
- Vous contrôlez et ventilez le courrier ' arrivée ', les fournitures administratives (signature de bons de commande et factures), le planning de remplacement du poste de chargée d'accueil et les courriers des services à la signature du DGS, du Maire et des élus.
- Vous accompagnez les membres de l'équipe
- Vous réalisez les entretiens annuels professionnels
- Vous diffusez et accompagner l'information