Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

Entreprise

Description de l'offre

Sous l'encadrement de la directrice du Service Vacances, l'assistant·e administratif·ve travaille en collaboration avec les autres fonctions administratives et pédagogiques du service vacances. Il·Elle contribue à garantir une continuité et une qualité de suivi de la relation aux adhérent·es au sein du Service Vacances.

Il·Elle est chargé·e du suivi administratif des dossiers des vacancier·ères de A à Z. Il·Elle est également chargé·e de recevoir, d'informer et d'orienter les familles, établissements et client·es ainsi que les prestataires extérieurs.

Il·Elle assure les tâches administratives, contribue à assurer le suivi des inscriptions et la mise en place d'outils de gestion et de suivi adhérent·es dans le cadre de sa fonction et du planning établi avec la Direction.

L' assistant·e administratif·ve prendra en charge les missions suivantes :

Gestion de l'accueil et du secrétariat classique
Assurer l'accueil téléphonique et physique relatifs aux projets du service ;
Assurer le traitement et la transmission des courriers postaux et électroniques ;
Renseigner et orienter les interlocuteur·rices en fonction de Ieurs attentes et besoins ;
Assurer le secrétariat des Animateur·rices Développement et de la directrice du service au besoin (agenda, prise de rendez-vous, réponse aux courriers).


Assistanat administratif des inscriptions
Assurer le conseil et le suivi administratif des inscriptions aux différents projets en validant les adéquations qualitatives ;
Assurer la complétude des dossiers d'inscription ainsi que la facturation (multi payeurs) ;
Assurer le suivi administratif des activités : déclarations d'accueils collectifs de mineur·es ou adultes, déclarations d'incidents graves de séjours, mise à jour et mise en forme des documents, suivi des préparations et envoi des documents aux directeurs de projets (classeurs, guides aux directeur·rices, etc.) ;
Assure le suivi administratif et la gestion d'appels d'offres dans le cadre de marchés publics ;
Assurer la facturation et le suivi des relances des inscriptions et factures diverses (dont FMR, SAV et diverses prises en charges financières dont la CAF, l'ANCV, . et les marchés publics) ;
Assurer la transmission des informations « Vacanciers » auprès des directeur·rices de séjours (présence au Top Départ) ;
Elaborer et mettre en forme des documents et en assure la diffusion (calendriers, courriers, top départ, CROBS, etc.) ;
Assurer la communication auprès des partenaires et le traitement sur SAV (AR, évaluation, préparation des réponses, ou réponses si peu grave) ;
Assurer les transmissions des adhésions à chaque fin de période ;
Assurer la mise à jour et le suivi des fichiers Familles et prescripteurs médico-sociaux ;
Assurer le suivi et l'analyse des enquêtes satisfactions (qualitatif et quantitatif) ;
Assurer les données statistiques.

A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi de l'article L. 5212-2 du code du travail.