Office Manager H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

À propos du poste
En tant qu'Office Manager du siège, vous serez le garant du bon fonctionnement administratif et organisationnel de la Direction Générale. Véritable pivot central, vous faciliterez la communication entre les différentes directions et assurerez une gestion efficace des ressources et des opérations quotidiennes.
Vos principales responsabilités :
Gestion administrative et coordination interne
o Piloter les opérations administratives courantes : gestion du courrier, commandes de fournitures, suivi des prestataires et services généraux.
o Mettre en place et optimiser les processus administratifs, garantissant efficacité et fluidité.
o Assurer la liaison entre les différentes directions métiers pour une communication fluide et structurée.
Gestion des agendas et organisation des réunions
o Gérer l'agenda du Directeur Général et coordonner ces réunions stratégiques internes et externes.
o Assurer la préparation de ces réunions : réservation de salles, gestion logistique, préparation des supports.
o Optimiser l'organisation de ces événements internes (séminaires, comités de direction, journées de travail collaboratif).
Relations avec les prestataires et services généraux
o Superviser la gestion des contrats avec les prestataires externes (maintenance, nettoyage, fournitures, restauration, etc.).
o Veiller à l'entretien et à l'optimisation des espaces de travail (bureau, salles de réunion, espaces communs).
o Assurer la conformité des locaux en matière de sécurité et d'ergonomie, en lien avec les équipes concernées.
Accueil et gestion des visiteurs
o Être le référent de l'accueil au siège, garantissant une expérience fluide et professionnelle pour les visiteurs, partenaires et collaborateurs.
o Superviser l'enregistrement des visiteurs et veiller au respect des procédures de sécurité.
o Gérer les appels entrants en français et en anglais, en assurant un traitement rigoureux et structuré des demandes.
Gestion des déplacements et événements
o Organiser les déplacements du Directeur Général et des membres de la Direction Générale identifiés (réservations, logistique, optimisation des coûts).
o Coordonner la logistique et optimiser l'organisation des événements internes en lien avec la direction générale : séminaires, conférences, réunions et événements.
Profil recherché
Votre formation & expérience :
* Diplôme Bac+3/ 5 en gestion, administration ou équivalent (ex. BTS Assistant(e) de gestion, DUT GEA, Master.).
* 3 à 4 ans d'expérience minimum en tant qu'Office Manager ou assistant(e) de direction dans un environnement structuré, idéalement en entreprise multi-sites
* Expérience en gestion de prestataires et coordination administrative.
* Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et anglais
Vos qualités et compétences :
* Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Bonne connaissance des outils de gestion et collaboration (ex. SharePoint, Smartsheet, Trello, Asana).
* Bilingue français/anglais, avec une excellente communication orale et écrite.
* Sens aigu de l'organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
* Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec les autres membres de l'équipe
* Sens du service, diplomatie et excellent relationnel.
* Capacité d'adaptation et réactivité dans un environnement en évolution.
* Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
Si vous êtes motivé(e) par un rôle clé au sein d'une organisation en pleine croissance et que vous souhaitez contribuer activement à son succès, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre
Rémunération : 35 000,00€ à 45 984,00€ par an
Horaires :
* Du lundi au vendredi
Rémunération supplémentaire :
* Primes
Lieu du poste : En présentiel