Chargé de planning (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

19 H Travail en journée (19 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

L'Université Lumière Lyon 2 recrute un chargé de planning pour l'UFR Sciences Economiques et Gestion.
Mission : Le chargé de planning est en charge de la planification des enseignements, de la réservation et de l'utilisation des salles de cours disponibles pour les enseignements de la composante. Il aura également en charge l'aide à la fiabilisation des services effectués en lien avec la référente RH de l'UFR SEG.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Préparation de l'année universitaire N+1 (mars à juillet) :
- Assister le doyen et la RAF lors du dialogue avec la direction de l'Université pour la définition du périmètre des salles affectées
- En lien avec les secrétariats de scolarité, planifier les enseignements et évènements, centraliser les demandes de salles et effectuer la réservation dans ADE
- En lien avec la RAF, préparer et participer aux réunions d'étape avec le service central du planning et appliquer les consignes transmises par la cellule ADE
- Participer au contrôle de la conformité entre la planification et les maquettes
- Assurer un lien étroit avec la RH de la composante pour fluidifier les informations entre la RH et les emplois du temps et suivre les dossiers de recrutement des vacataires d'enseignement
Tout au long de l'année universitaire :
- S'assurer de l'adéquation entre les réservations et les besoins et traiter, en lien avec le service du planning, les demandes de réservation d'amphithéâtres et de salles
- Traiter, en lien avec le planning et les secrétariats de scolarité, les demandes relatives aux examens
- S'assurer de la fiabilité des informations saisies dans ADE (MCCC, vacataires d'enseignement, calendrier universitaire) et contribuer à la fiabilisation des emplois du temps et au bon fonctionnement de Moodle
- Accompagner les secrétariats de scolarité dans leur utilisation d'ADE
Accueillir, informer et orienter :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des étudiants et des enseignants
- Assurer la diffusion des informations en lien avec les diplômes gérés
Assurer la gestion de la scolarité des étudiants :
- Organiser les réunions de rentrée
- Assurer la compilation des documents de scolarité
- Elaborer les plannings de cours en lien avec les responsables pédagogiques
- Assurer l'organisation des examens, coordonner la réunion des jurys et des commissions pédagogiques dans le respect de la réglementation et officialiser les résultats
ACTIVITÉS ASSOCIÉES :
- Participer au fonctionnement général de la composante
- Participer aux réunions organisées par les services centraux avec l'activité

PROFIL RECHERCHÉ :

Poste de catégorie B ouvert aux contractuels
SAVOIRS GÉNÉRAUX, THÉORIQUES OU DISCIPLINAIRES
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur
SAVOIRS SUR L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
- Connaissance de l'organisation et du fonctionenment de l'établissement
- Techniques d'élaboration des documents
- Techniques de communication et d'accueil téléphonique et physique
SAVOIR-FAIRE
- Enregistrer et classer les documents
- Capacités rédactionnelles
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : ADE, Apogée
- Utiliser les outils bureautiques et l'environnement numérique de travail

COMPORTEMENTS ATTENDUS
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Maîtrise de soi
- Travail en équipe
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- Poste imposant de maîtriser un grand nombre de maquettes de formation et connaître l'implantation et les équipements des salles de cours
- Présence impérative sur la période d'avril à juillet ainsi qu'en septembre et décembre
Candidatures (CV et lettre de motivation) à adresser au plus tard le 19 mars 2025
Poste à pourvoir au 1er mars 2025

Poste à temps partiel 50% (18h45 par semaine)
Poste de catégorie B :
- ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable