Coordinateur/trice des services généraux (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

35 H Travail en journée (35 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Annuel de 45000,00 Euros à 50000,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Tâches et responsabilités
- Répond aux demandes et réclamations des clients. Assure une prestation de services rapide et de qualité aux clients. Effectuer le suivi auprès des clients pour assurer leur satisfaction.
- Supervise et/ou coordonne les tâches de travail et les services effectués, par les prestataires et les sous-traitants via leurs techniciens/entrepreneurs/opérateurs délivrant les services suivants: la maintenance du bâtiment, l'aménagement paysager, le nettoyage, la désinfection (3D), la destruction des déchets confidentiels, gestion de la réception/booking.
- Supervise et/ou coordonne les prestations exécutées par les fournisseurs clients - en tant que «managing agent».
- Suivi avec le propriétaire et le représentant du propriétaire pour les opérations du bâtiment.
- Vérification et suivi des inspections des installations ainsi que la création des bons de commode attribués aux techniciens/entrepreneurs/opérateurs des fournisseurs.
- Vérification et suivi des bons de commande à clôturés avec les techniciens/entrepreneurs/opérateurs des fournisseurs appropriés.
- Vérification de l'exactitude des documents remplis soumis par les fournisseurs.
- Coordonne et gère les petits déménagements en fonction de l'activité du client.
- Gère le suivi des fournisseurs.
- Aide à l'élaboration et le suivi du budget.
- Aide à l'examen des rapports financiers et explique les écarts de prévisions. Travaille en collaboration avec l'équipe financière pour corriger les erreurs.
- Gestion des outils et client (Coupa, MyBuy, Maximo, JDE, Pack Office...).
- D'autres tâches peuvent être assignées en fonction de la demande du client.
Il est nécessaire d'avoir une connaissance de base des termes et principes financiers et une bonne capacité à travailler avec les chiffres.
- Être en contact avec les prestataires sur les bons de commande et le suivi facturation.
- Traitement des factures
ANGLAIS OBLIGATOIRE

PROFIL RECHERCHÉ :

Minimum de quatre années d'expérience et/ou de formation progressive connexe.
Certificat de «Facility Management» souhaité.
Partie opérationnelle :
· Être responsable, avec l'appui de son équipe, de la délivrance des prestations prévues au contrat : propreté, gestion de la flotte automobile, restauration, space planning, gestion des déchets....
· Assurer la création, le suivi et la facturation des bons de commandes fournisseurs et client.
· Contribuer au le reporting des activités financières du compte.
· Gérer les contrats des fournisseurs et négocier les prix annuels.
Compétences de communication et linguistiques
Capacité à comprendre et à interpréter des instructions, de courtes correspondances/mémos et à poser des questions pour s'assurer de la compréhension. Aptitude à rédiger des rapports. Capacité à répondre aux demandes de renseignements ou aux plaintes courantes des clients ou des prestataires.
Être en mesure de présenter efficacement des rapports/informations aux principales parties prenantes du client et aux différents départements internes du site.
Confiance et contrôle lorsque l'on parle, écrit, écoute et lit en Anglais
ANGLAIS OBLIGATOIRE