SECRETAIRE DU SERVICE SESA / CDD de 2 mois (F/H) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 2 Mois

Durée de travail

35 H Travail en journée (35 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Affecté(e) au sein de la direction de l'autonomie, sous la responsabilité du chef de service des établissements et services autonomie, vous assurez :
1 - Le secrétariat du chef de service et du bureau accueil familial :
- Accueil physique et téléphonique
- Tri du courrier pour le service et gestion des parapheurs
- Mise en forme et relecture de courrier, notes et arrêtés
- Enregistrement et suivi des courriers dans le logiciel 6Tzen
- Gestion du planning (organisation de réunion, gestion de l'agenda, réservation des salles de réunion...)
- Elaboration et gestion des plannings des commissions APA et ASH et d'agrément
- Suivi administratif, renouvellement et modifications des demandes d'agréments et rédaction des arrêtés
- Elaboration de tableaux
- Suivi statistique de l'activité du service
2 - Gestion des subventions et des conventions destinées aux services d'aide et d'accompagnement à domicile :
- Enregistrement et des demandes de subvention sous GDA et paiements des subventions
- Compléter les conventions et les transmettre aux partenaires,
- Réception des convention et relance par mails si besoin
3 - Rédaction et suivi administratif des marchés à destination des accueillants familiaux et des aidants (en lien avec le bureau des marchés) :
- Rédaction du cahier des charges
- Enregistrement des marchés sous GDA
- Vérification des bons de commandes et transmission aux prestataires
- Organisation des séances de formation (envoi des convocations, suivi budgétaire, paiement des factures)
4 - Mutualisation avec le secrétariat de la direction de l'autonomie (suivi des parapheurs, appels téléphoniques, prise de messages, ...)

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous connaissez idéalement l'environnement territorial des prestations des personnes âgées et personnes handicapés. Vous avez une expérience professionnelle réussie dans le secrétariat (maîtrise des techniques du secrétariat, orthographe, syntaxe et grammaire, règles d'expression orale et écrite). Organisé(e) et rigoureux(se), vous possédez des qualités rédactionnelles pour produire des notes, comptes-rendus, rapports et courriers divers. Vous savez mettre en œuvre les décisions de la hiérarchie, organiser votre temps et les priorités. Vous maitrisez les logiciels bureautiques (OFFICE 365, IODAS, 6Tzen...).
Conditions liées au poste :
- CDD de 2 mois à pourvoir le plus tôt possible, avec possibilité de renouvellement
- Cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux
- Date limite de candidatures : 10 mars 2025
- Respect du secret professionnel
Nos avantages :
- Cycle de travail de 39 heures hebdomadaires ouvrant droit à 25 congés annuels et 23 RTT par an