responsable pôle administratif H/F - EC21086

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 2 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

responsable pôle administratif H/F - EC21086 Emploi à temps complet - Catégorie C+
Formation en secrétariat - Niveau BAC ou équivalent - Première expérience souhaitée

MISSIONS

Sous l'autorité Directeur de la Police Municipale, l'agent assure la responsabilité de l'ensemble du pôle administratif pour le secrétariat et la gestion administrative des dossiers. Pour ce faire, il s'appuie sur une équipe de 2 agents placés sous son autorité. Il est en interne le référent Elise et le référent de la Direction des finances. Il participe à la préparation et au suivi budgétaire.

1- Assistanat du Directeur pour, le secrétariat, le traitement du courrier, le classement des dossiers et le suivi budgétaire : Gérer l'Accueil téléphonique et physique - Organiser des réunions, des rendez-vous, suivre de l'agenda du Directeur - Collaborer au reporting sur les missions de la Direction - Être le correspondant de la direction auprès de la direction financière et de la commande publique - Aider au suivi budgétaire, établir des bons de commande et suivre les marchés publics du service - Suivre l'ensemble du circuit des courriers entrant / sortant pour la Police Municipale - Rédiger et mettre en forme l'ensemble des courriers en collaboration avec les 2 agents administratifs à partir des informations techniques fournies par chaque responsable de service - Coordonner le suivi Elise avec les autres services administratifs de la ville et la Direction Générale des Services - Mettre en forme et éditer les documents, rapports et supports de communication divers - Organiser matériellement les réunions de service et élargies et rédiger les comptes rendus - Organiser et gérer le classement des dossiers de la direction - Planifier les entretiens d'évaluations et suivre les circuits des comptes rendus d'entretiens du pôle administratif - Suivre les dossiers des agents PM - Suivre les heures mensuelles des agents non titulaires - Elaborer les arrêtés municipaux.
2- Encadrement d'une équipe administrative de deux agents : Superviser la gestion des objets trouvés, le suivi administratif de la transmission des PVE et contraventions, les statistiques annuelles et mensuelles et l'élaboration des tableaux d'analyses - Gérer la fourrière.