Assistant(e) administratif et d'accueil H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

MISSION PRINCIPALE
Garant de l'accueil et assure la satisfaction client au quotidien tout en réalisant l'administration générale de la filiale en collaboration avec le responsable de la station de lavage.
Assure la fiabilité des indicateurs de gestion et d'HSE.
MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE
- Accueil client et suivi de la prestation
- Contrôle l'accès au site (caméras, barrières...) et se charge de l'accueil téléphonique
- Accueille les conducteurs/clients avec courtoisie et transmet les consignes de sécurité du site
- Édite l'ordre de travail et le certificat de lavage en vérifiant l'exactitude des informations données (CMR)
- Echange au quotidien avec les chefs d'équipe ou laveurs sur le bon déroulement des opérations
- Contribue au développement commercial en représentant correctement la société auprès des clients
- Est le relais privilégié des clients en ce qui concerne le déroulement de la prestation et les demandes complémentaires
- Alerte en cas d'existence d'opérations spéciales nécessitant la mise en œuvre d'autorisation de travail ou de produits chimiques classés comme dangereux et vérifie la prise en compte des consignes notamment en terme de sécurité
Facturation
- Vérifie que tous les bons ont été bien enregistrés
- Valide les bons et clôture la facturation à J+5
- Édite et envoie les factures en respectant les délais et les exigences des clients
- Rapproche la facturation et les documents pour transmission aux clients
- Suit la balance âgée et réalise le suivi (relances, dossiers contentieux.)
- Récolte les réclamations clients et les analyse avec son responsable
- Participe à la bonne tenue des statistiques de facturation et des indicateurs qualité
Gestion administrative
- Participe au reporting des coûts d'exploitation.
- Gère la documentation générale, en assure le suivi et l'archivage (correspondances, contrats fournisseurs, registres et documents obligatoires.).
- Réalise différents suivis administratifs (consommations, EPI, registre des déchets.)
- Réalise des commandes d'achat (élimination des déchets, adjuvants.) après validation de son responsable
- Réalise les dossiers assurance et la relation avec les courtiers par une utilisation systématique de VEGA.
- Assure la bonne tenue, de l'utilisation de la caisse et du compte accréditif en étroite collaboration avec son responsable.
- Alerte le responsable de tout dysfonctionnement, retard dans les échéanciers ou manquement dans les données
Hygiène, sécurité, environnement et développement durable
- Connaît et s'approprie les procédures internes
- S'assure de la gestion documentaire (archivage, mise à jour des process, de la bibliothèque documentaire)
- Participe à l'analyse des événements (accidents, AT, réclamations, presqu'accidents.) et coordonne la mise en place des actions d'amélioration avec le responsable de station
- S'assure de l'enregistrement et du traitement des non conformités en relation avec les interlocuteurs concernés
- Participe activement à l'amélioration continue (partage les bonnes pratiques, recueille les propositions.).
CONTRAINTES ET DIFFICULTÉS DU POSTE
Organisation du travail (en poste) - multitâches administratives.
Communication avec des conducteurs étrangers
COMPÉTENCES REQUISES SUR LE POSTE Les « Savoirs » :
Niveau BAC
Savoir calculer
Maîtrise du pack office (Excel, Outlook.)
Langues étrangères
Les « Savoir-faire » : Sens du service client - Sens de l'organisation - Rigueur-Ecoute et communication
Les « Savoir-être » :Disponibilité- Sens du contact - Confidentialité
Horaires: 1 semaine 6h/13h30 - 1 semaine 11h30/19h du lundi au vendredi.
Type d'emploi : Temps plein, Intérim, CDI
poste à pourvoir immédiatement
Questions relatives à la candidature
Vous avez demandé qu'Indeed pose les questions suivantes aux candidats :
Type d'emploi : Temps plein, Intérim
Salaire : à partir de 11,88€ par heure
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : 11,88€ par heure
Nombre d'heures : 35 par semaine
Horaires :
* Du lundi au vendredi
* Repos le week-end
Rémunération supplémentaire :
* Primes
Lieu du poste : En présentiel