Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Description du poste :
Missions principales :En tant qu'assistant(e) de direction des services généraux, vous aurez pour mission de superviser et d'organiser l'ensemble des tâches administratives liées à la gestion des travaux, des partenariats et des contrats, en lien direct avec les équipes internes. 1. Gestion des travaux :Élaborer des tableaux de bord de l'activité de l'entreprise concernant les travaux, incluant le suivi budgétaire et financier des projetsAssurer le suivi des devis et factures travaux : validation, envoi au prestataire, enregistrement interne, rapprochement et mise en paiementMise en paiement des quittances de loyers pour les locaux des campus et gestion des factures prestataires des services généraux (maintenance, ménage, copieurs, etc.)2. Gestion des partenariats (Hôtels, Restaurants) :Développer et négocier des partenariats avec des hôtels et restaurants pour les événements internes de l'entrepriseRenouveler annuellement les contrats corporate avec les hôtels partenaires et négocier les tarifsAssurer la collaboration pour les réservations de chambres et événements internes spécifiques3. Gestion des contrats de maintenance et assurances :Suivre les contrats de maintenance : réception, gestion des échéances, et mise en comptabilité des factures (entretien, réparations, contrats annuels)Validation et approbation des devis/contrats pour les prestations de maintenanceGérer les sinistres : suivi des sinistres jusqu'au remboursement de l'assurance, envoi des attestations RC aux différents campusGérer les déclarations dégât/vol 4. Gestion des locaux et du bureau AD :Gérer la logistique des bureaux (attribution des badges, des casiers, suivi des interventions techniques et des besoins logistiques)Veiller à la bonne tenue du bureau et au bon fonctionnement des équipements (copieurs, matériel informatique, etc.)5. Préparation des audits Qualiopi :Préparer et mettre à jour les dossiers nécessaires pour les différents audits QualiopiMise à jour des dossiers