ASSISTANT DE DIRECTION / OFFICE MANAGER (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

À propos du poste
Mission principale :
Assistanat du PDG, facturation et, de façon plus générale, toutes tâches relatives au bon fonctionnement du cabinet et notamment les relations avec les principaux prestataires (accueil, informatique, téléphonie, Poste, entretien .).
Responsabilités principales :
ASSISTANAT DU PDG
Assurer la gestion de l'agenda et du planning.
Gestion calendriers des temps et saisie des temps.
Filtrer les appels téléphoniques reçus.
Gérer les courriers entrants et sortants.
Prises de rdv.
Accueillir les visiteurs, gérer leur prise en charge.
Gérer la confidentialité des informations sensibles ou confidentielles.
-
Répondre aux demandes courantes (Gestion des commandes, retours marchandises, courriers divers, etc.).
Organiser les réunions internes et externes (réservation de salles, envoi des invitations.).
Répondre à des demandes spécifiques selon les priorités et les instructions de la direction.
Être réactif(ve) aux imprévus et gérer les tâches urgentes en fonction des besoins de la direction.
OFFICE MANAGEMENT
Veiller au bon fonctionnement des locaux et assurer son bon entretien.
Gestion Onboarding et Offboarding (badges, matériels, fournitures, formations, etc.).
Assurer la gestion des relations avec les prestataires externes (maintenance, nettoyage, gestion des espaces communs, standard/accueil, etc.).
Assurer un suivi des documents administratifs (contrats, devis, bons de commande, etc.).
Assister la direction dans d'autres domaines en fonction des projets en cours.
Assurer le bon fonctionnement des équipements bureautiques (imprimantes, ordinateurs, etc.).
Assurer la communication avec les interlocuteurs internes et externes (associés, collaborateurs, clients, partenaires, etc.).
Rédiger, corriger et mettre en forme des documents administratifs (courriers, rapports, présentations, etc.).
Gérer le classement et l'archivage des documents importants.
Tenir à jour les bases de données et les informations administratives pertinentes (contact list, livret d'accueil, etc.).
Assurer un suivi des projets et des actions définies par la direction.
Suivre les actions et les priorités de la direction.
Préparer des tableaux de bord ou des rapports de suivi (temps collabs etc).
Management du personnel de nettoyage et d'accueil.
FACTURATION
Émettre les factures selon les procédures en vigueur, en respectant les délais et les exigences de conformité.
Collecter et vérifier les informations nécessaires à l'établissement des factures clients (données contractuelles, prestations effectuées, délais de facturation).
Traiter les demandes de régularisation ou de litiges liés à la facturation.
Création de dossiers/clients dans les logiciels de facturation et GED.
Pilotage du logiciel de facturation à l'aide du prestataire .
Gestion du site internet Marvell (modifications, mise à jour, etc.).
Profil recherché
* Personne très débrouillarde
* Expérience administrative significative dans un poste similaire
* Maîtrise du pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
* Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
* Excellentes compétences en communication écrite et orale
* Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un bon collaborateur ou une bonne collaboratrice d'équipe.
* Discrétion, rigueur et sens du service
Si vous êtes motivé(e) par un environnement dynamique et que vous souhaitez contribuer activement au succès de notre équipe, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : 40 000,00€ à 45 000,00€ par an
Avantages :
* Prise en charge du transport quotidien
Horaires :
* Du lundi au vendredi
* Repos le week-end
* Travail en journée
Rémunération supplémentaire :
* 13ème Mois
Formation:
* Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Langue:
* Anglais (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel