Assistant administratif opérationnel F/H (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Au sein de la Direction de la Maîtrise d'Ouvrage de Nové, l'assistant/e administratif/ve opérationnel/le assure la gestion administrative et documentaire de la Direction, le suivi de gestion et de contrats. Il/Elle sera encadré/e par le Responsable du déploiement opérationnel qui veillera au bon déroulé des missions. Dans ce cadre, les principales missions:

SUIVI ET GESTION ADMINISTRATIVE & DOCUMENTAIRE :

* Suivi quotidien du processus administratif « Réception des travaux » :

* Produire des Procès-Verbaux dits liés à la réception des travaux à mesure de leur avancement ;
* Transmettre les PV produits aux interlocuteurs ;
* Suivre les parcours de signature et progression des différents PV et effectuer les relances et alertes
* Archiver les PV une fois signés ;
* Remplir et pointer le Tableau de Suivi des opérations de réception

* Suivi quotidien du processus administratif « Assureur » :

* Dans la continuité du suivi de réception des travaux, transmettre à l'Assureur les éléments attendus en fin de travaux, en particulier les PV de réception ;
* Suivre les échanges avec l'Assureur suite à la transmission des éléments et effectuer les relances et alertes nécessaires ;
* Archiver les documents reçus par l'Assureur ;
* Remplir et pointer le Tableau de Suivi

* Autres missions de suivi et gestion administrative & documentaire :

* Participer au pointage de tableaux de bords ;
* Rédiger des courriers, comptes-rendus de réunion, notes de service et autres ;
* Participer au suivi et à la mise à jour des procédures administratives
* Participer à la gestion et au suivi des dossiers administratifs
* Participer à la bonne communication des informations administratives auprès des différentes parties prenantes internes ; Mettre en forme des documents words, excels, powerpoints pour l'équipe ;

ADMINISTRATION DE LA BOITE MAIL GENERIQUE MOA-NOVE : Vérifier pour chaque mail reçu, qu'au moins un membre de l'équipe de la direction de la Maîtrise d'Ouvrage est intégré à la liste de diffusion du mail, sinon, réorienter le mail vers le responsable de l'équipe identifié selon l'objet ou la localisation géographique ;Classer les mails reçus au sein des différents répertoires de la boîte mail créés à cet effet ;Répondre à certains mails selon les cas de figure.

SUIVI DE GESTION : Participer au processus de validation des factures ; Produire/Transmettre/Suivre des bons de commandes, devis et factures ;
Diplôme :



Bac+2 minimum (BTS, DUT, ou équivalent) domaine gestion administrative, financière ou de projet.



Expérience :



Une expérience professionnelle de 2 à 3 ans sur un poste similaire serait un plus, idéalement dans le secteur de la maîtrise d'ouvrage ou de la construction, mais n'est pas un impératif. Nous sommes ouverts à une personne motivée qui recherche sa première expérience professionnelle.



Compétences et appétences:



- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

- Écoute, rigueur et goût du travail bien fait, autonomie, sens des responsabilités et confidentialité

- Disponibilité, dynamisme, enthousiasme et volonté de se mettre au service de l'équipe

- Aisance dans la communication et capacité à travailler en équipe.



Environnement de travail et avantages :



· Poste en CDI à temps plein basé à Paris (75015)

· Système de rémunération avantageux et participatif sur 13 mois - Prime Vacances - Intéressement - Actionnariat salarié

· Titres restaurant

· CSE



Ce profil vous correspond ? Alors ce poste est fait pour vous !



Eiffage s'engage en faveur de la diversité, l'égalité hommes-femmes et l'emploi des travailleurs en situation de handicap.



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