Groupe IGENSIA Education - Assistant / Assistante pédagogique en milieu scolaire (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 2 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Vous assurerez la gestion administrative pédagogique et la logistique des actions de formation pour les apprenants, les équipes pédagogiques et les différents interlocuteurs concernés afin de garantir le bon déroulement et la qualité des formations.
Gérer le suivi administratif et financier de la formation
· Réaliser l'inscription et le dossier administratif des apprenants;
· Vérifier et/ou réaliser l'affectation des apprenants aux modules de formation identifiés;
· Gérer les présences et absences;
· Éditer et envoyer les convocations, résultats des examens et attestations de réussite;
· Collecter, saisir et vérifier les notes et établir des tableaux de suivi pour la diplomation;
· Contrôler et saisir les factures des intervenants.
Assurer l'organisation opérationnelle de la formation
· Mettre à jour l'emploi du temps du formateur et des apprenants;
· Déclencher les commandes de badges pour les apprenants;
· Gérer les réservations de salles et l'accueil logistique d'une session de formation en présentiel et en distanciel;
· Contrôler, renseigner et mettre à jour les effectifs réels des promotions pour les emplois du temps et la gestion des salles sur l'année;
· Mettre en œuvre les sessions d'examen écrits et oraux;
· Gérer les sessions de rattrapage et de redoublements;
· Réaliser les enquêtes statistiques demandées, le cas échéant.
Participer à la promotion de la formation et à l'accompagnement de l'apprenant
· Réaliser l'accueil physique et téléphonique des différents publics;
· Participer à l'organisation et le déroulé des journées de rentrée en lien avec le responsable de formation;
· Accompagner les apprenants dans les démarches administratives, disciplinaires et de financement;
· Informer et traiter les litiges et difficultés de premier niveau des apprenants (avec les entreprises, avec les formateurs et avec les autres apprenants) en lien avec les équipes pédagogiques et le directeur d'activité.
Des évènements institutionnels occasionnels sont à prévoir en fin de journée/soirée : conseil de classe, convention pédagogique, réunion formateurs...
Vous devez disposer d'une expérience significative sur un poste d'assistanat /gestion administrative, réalisée idéalement dans le secteur de la formation professionnelle et/ou de l'enseignement supérieur.
Lors de cette expérience, vous avez enrichi vos compétences en matière de maitrise des outils bureautiques (Office 365 : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams.), d'organisation, de rigueur et de gestion d'activités multiples.
Vous avez aussi développé votre sens de la communication et de grandes qualités d'écoute pour et avec des interlocuteurs divers. Vous êtes à l'aise avec les chiffres.
Vous avez une bonne capacité d'organisation, de gestion des priorités, de réactivité. Vous êtes curieux(se) et avez le sens de la confidentialité. Vous savez gérer votre stress et vos émotions.
Une connaissance de la règlementation de la formation professionnelle en vigueur serait un atout. (Insertion, alternance, formation continue, VAE.).